Kokoukset eivät ole ajanhukkaa, toteaa syyskuussa julkaistu 9 000 norjalaisen työntekijän aineistoon perustuva tutkimus.
NBER:n (National Bureau of Economic Research) Meetings-työpaperin mukaan kokoukset ovat hyödyllisiä erityisesti suunnittelun, ongelmanratkaisun, projektien etenemisen ja tiedon jakamisen kannalta. Norjalaisaineistossa kokouksiin osallistumisella nähtiin positiivisia yhteyksiä jopa palkkakehitykseen.
”Mutta kausaaliyhteyttä ei voi silti vetää, että mitä enemmän kokouksia, sitä paremmin menee ja sitä enemmän saa palkkaa”, sanoo Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksen johtaja, professori Anne Mäkikangas.
Mäkikangas kommentoi norjalaisaineistolla toteutettua tutkimusta Kauppalehden pyynnöstä. Lisäksi hän listaa viisi vinkkiä, miten suomalaisyrityksissä onnistuttaisiin paremmin kokousten järjestämisessä.
Palaveri = pakkopullaa?
Kokouksiin suhtaudutaan usein nuivasti, työhön kuuluvana pakkopullana. Mäkikangaskin kaivaa kirjahyllystään teokset, jotka hän on aikanaan tilannut mielenkiinnosta aiheeseen. Niiden nimet kuuluvat: Miten selviän hengissä kokouksista ja Kokousten seitsemän kuolemansyntiä.
”Suomi tarvitsisi tietokirjan myös kokouksien yhteyksistä työhyvinvointiin”, Mäkikangas sanoo.
Mäkikangas on vetänyt muun muassa Palaverismista tuottaviin kokouksiin -tutkimushanketta. Sen tutkimushavainnoista on tulossa useampia tieteellisiä tutkimusartikkeleita.
Hanke oli Työsuojelurahaston rahoittama ja keskittyi erityisesti kokousten ja työhyvinvoinnin sekä työn tuottavuuden väliseen yhteyteen. Hankkeessa haastateltiin esihenkilöitä ja johtajia sekä kerättiin laajan kyselyaineiston lisäksi päiväkirja-aineistoa työviikon aikaisista kokouksista.
”Hankkeemme selittää sitä, miksi kokouslaatu on merkityksellinen asia – jopa tärkeämpi kuin kokousten määrä. Miksi siihen pitää satsata ja miksi kokousten aikana ei kannata multitaskata.”
Vinkit 1 ja 2: Kokouksen laatu kuntoon
Kokouksen laatua rakennetaan jo ennen varsinaista kokousta. Silloin kokoukselle varmistetaan oikea aika ja agenda ja kutsutaan siihen olennaiset osallistujat. Tarkoituksena kun on yhdistää ihmisten tietoa ja osaamista, muistuttavat myös norjalaistutkimuksen tehneet tutkijat David J. Deming, Katrine Løken, Alexander Willén ja Yaling Xu.
Siinä missä norjalaisaineistoon perustuva tutkimus lähestyy kokouksia organisaation kautta, suomalaishankkeessa haluttiin ymmärtää kokouksia erityisesti työhyvinvoinnin näkökulmasta.
Mäkikankaan vinkki numero yksi liittyy kokouslaatuun: kokouksia pitää kehittää kokeilemalla uutta ja kyseenalaistamalla käytäntöjä.
Toisena vinkkinä on varmistaa kokousten onnistuminen ennen tapaamista, sen aikana ja kokouksen jälkeen. Kokouksessa vuorovaikutusta on johdettava ja lisäksi on tehtävä selkeät päätökset, mitä kokouksen jälkeen tehdään.
”Ettei jäädä roikkumaan kollektiivisen vastuuttomuuden tilaan. Muuten seuraavassa kokouksessa mietitään, mihin viimeksi jäätiin ja lupasiko joku tehdä jotakin.”
Yleisiin työtekijätaitoihin kuuluu myös kantaa oma vastuu kokouksen onnistumisesta.
”Millä vireystilalla ja miten valmistuneena tulee kokoukseen, tuoko esille omia ajatuksia, viekö keskustelua eteenpäin. Kokoukset eivät ole vain johtajan vastuulla.”
Vinkki 3: Muista tauot
Suomalaistutkimukseen osallistuneilla kokouksia oli keskimäärin kolme tuntia päivässä, mutta vaihtelu oli isoa riippuen työntekijän tehtävästä. Esihenkilöt ja johtajat tekivät hyvin kokousintensiivistä työtä, ja joillakin heistä oli viikoittain yli 30 kokousta.
Kokousten määrällä ei Mäkikankaan mukaan kuitenkaan havaittu suoria yhteyksiä työhyvinvointiin, vaan tärkeintä oli varmistaa palautuminen kokousten välillä.
Vinkki numero kolme:
”Ei kannata järjestää kokousputkia, vaan kokousten väliin pitää jättää tauko, jotta ihmiset ehtivät irrottautua edellisestä ja valmistautua seuraavaan.”
”Olen tutkinut myös flow’ta ja työn imun -kokemusta. Vaikka oltaisiin työpäivän aikana niin hypessä, että on liekeissä, sekin on virittävä kokemus, josta on hyvä palautua.”
Liika on liikaa kokousten määrässäkin, Mäkikangas muistuttaa.
”Mitä luovempaa työtä tehdään, myös ajattelulle pitää antaa aikaa. Jos on mahdollista, kokousten määrä olisi hyvä rajata alle kymmeneen viikossa.”
Vinkki 4: Älä tee muita töitä samaan aikaan
Kokouksille on hyvä sopia pelisäännöt, on Mäkikankaan neljäs vinkki.
”Puhutaan paljon, miten nuorten digiaikaa pitäisi säädellä, mutta me aikuisetkin tarvitsisimme sääntöjä, miten ollaan ja keskitytään.”
Palaverismista tuottaviin kokouksiin -tutkimushankkeen parhaillaan arvioitavana olevasta artikkelista nimittäin selvisi, että 90 prosenttia kokouksiin osallistuvista teki muita asioita samaan aikaan.
”Jos samaan aikaan puhutaan, että kokouksissa opitaan uutta ja jaetaan hiljaista tietoa, se ei toteudu, jos jokainen näprää kännykkää eikä keskity.”
Vinkki 5: Yhteisöllisyyden vaalimisen paikka
Viides vinkki on rakentaa aitoa osallistumista kokouksiin. Parhaimmillaan kokoukset ovat Mäkikankaan mukaan työyhteisön kaipaama liima.
”Nyt keskustellaan siitä, miten tuetaan yhteisöllisyyttä. On järjetöntä, jos ei ymmärretä, että kokoukset ovat niitä paikkoja, joissa yhteenkuuluvuutta on mahdollista luoda.”
Suomalaistutkimuksen ja norjalaisella aineistolla toteutetun tutkimuksen yhteinen havainto onkin se, että kokouksissa on potentiaalia.
”Työntekijät kokivat kokousimua ja -tyytyväisyyttä enemmän kuin kielteistä puolta. Se on tärkeä löytö.”
