Itsensä johtamisen ja ajanhallinnan taidot ovat nykymaailmassa erityisen tärkeitä. Muuten tekemättömät työt kaatuvat päälle; päivässä ei ole tarpeeksi tunteja eikä viikossa päiviä.
– Itsensä johtaminen on kykyä ohjata omaa toimintaa ja ajankäyttöä niin, että tavoitteet saavutetaan. Raamittomassa maailmassa yksilölle on siirtynyt yhä enemmän vastuuta aikaansaamisestaan, vanhempi yliopistonlehtori Jari Ylitalo sanoo.
Ylitalo työskentelee johtajuuden tutkijana ja opettajana Aalto-yliopiston tuotantotalouden laitoksella.
Vaikka ennenkin töitä tai tentteihin lukemista on ollut paljon, niin tekemistä ovat usein ohjanneet selkeämmät ja vakaammat rakenteet. Yhä nopeammin muuttuvassa maailmassa myös vaatimukset ovat muuttuvaisia ja helposti myös epäselvempiä.
Samalla yksilöiltä odotetaan enemmän itseohjautuvuutta haasteisiin ja määräaikoihin vastaamisessa. Kiusausten viidakosta voi olla vaikeaa löytää oikeaa polkua, joka vie haluttuun päämäärään.
Aina kannattaa kysyä miksi
Ajanhallinta alkaa tavoitteiden asettamisesta ja niiden kirjaamisesta – missä muodossa, sen voi jokainen itse päättää. Perinteinen paperikalenteri on osoittautunut siinä mielessä hyväksi, että käsin kirjoittaminen jättää asiasta painuvamman muistijäljen kuin näpyttely.
Sähköistä versiota taas puoltaa, että sen merkinnät ovat paremmin synkronoitavissa, jos tapahtumat halutaan jakaa.
– Ajankäytön suunnittelu on keskeinen osa sen hallintaa. Oleellista on selvittää itselleen, mitä haluaa ja sen jälkeen keskittyä päämäärään. Tämä merkitsee myös kieltäytymistä tehtävistä, jotka eivät tue tavoitetta. Kaikkea ei virikkeitä pursuavassa maailmassa ehdi kokea. Turha lähteä ylikuormittamaan itseään. Ajanhallintaan kuuluu myös taukojen pitäminen. Tauot auttavat palautumaan ja siten pitämään yllä keskittymiskykyä, Jari Ylitalo sanoo.
Ylitalo muistuttaa, että jos haluaa ylipäänsä elää itseä tyydyttävää elämää, niin pitää kysyä itseltään, miksi mitäkin tekee.
Kysymykset kehittävät itsetuntemusta. Mikä on itselle elämässä ja töissä tärkeää? Miksi opiskelen? Mitkä asiat oikeasti kiinnostavat minua? Mihin aikani menee, mitä teen arjessa? Noudatanko elämänvalinnoissani jonkun toisen toiveita? Mikä tulee minusta itsestäni? Valintojen tekeminen helpottuu, kun tunnistaa syyt päätösten takana.
– Itsensä johtaminen on itsetunnon toteuttamista käytännön tekoina. Ympäristön ja omien toiveiden yhteensopivuus on tärkeää, niistä syntyy motivaatio. Jos toteuttaa pelkästään jonkun toisen haaveita, eikä koe niitä omiksi, niin motivaatio saattaa jäädä syntymättä. Ilman sitä voi olla vaikea saavuttaa haluamaansa, Ylitalo sanoo.
(Juttu jatkuu kuvituksen jälkeen.)
Aikakaapparit koukuttavat sivupoluille
Digitaaliset työkalut ovat tuoneet paitsi vaihtoehtojen runsautta, myös työn, opiskelun ja muun elämän yhteensovittamista helpottavaa vapautta.
Ajasta ja paikasta riippumattomuus koetaan usein saavutetuksi eduksi, josta ani harva on valmis luopumaan. Tämä on huomattu, kun yritykset ovat ryhtyneet houkuttelemaan koronan jälkeen työntekijöitään taikaisin toimistoille. Harva on kutsusta riemastunut.
– Päivittäisiä houkutuksia on määrällisesti enemmän kuin ennen digitalisaatiota ja internetiä. Ajastamme taistellaan. Ennen televisiossa oli vain kaksi kanavaa, nyt saamme syötteitä jatkuvasti. Tee tätä, lue nämä, tarkista tuo. Virikkeiden lähteet, aikakaapparit, on tehty koukuttaviksi. Niitä on pakko seurata, että pysyy genressä mukana. Jos ennen elämässä oli pitkiä kaaria, niin nyt elämme nopeatempoisemmin ja ehkä lyhytjänteisemmin, Ylitalo kertoo.
Ajanhallinnassa kyse on pitkälti rutiineista ja itsekurista. Itsekurin kehittäminen parantaa paineensietokykyä ja sitä kautta elämän laatua.
– Nykyään puhutaan paljon itsekurin heikkenemisestä. En tiedä, onko se sinällään höllentynyt, houkuttimia on vain paljon, joten se on entistä useammin koetuksella. Kännykän avaamisesta tulee refleksinomainen rutiini, ja sen käyttöön addiktoituu. Kissavideot voivat olla viihdyttäviä, mutta lopputuloksen kannalta epäolennaisia. Silti niilläkin saattaa olla paikkansa.
Mahdollisuuksien keskellä pitää oppia sekä keskittymään että tekemään valintoja. Toisilla voi myös olla luontaisesti parempi kyky keskittyä kuin toisilla, ja sekin on hyväksyttävä.
– Tavoitteiden saavuttaminen, oli kyse sitten työelämästä tai opiskelusta, vaatii järjestelmällisyyttä. Kannattaa hyödyntää erilaisia työkaluja ja tekniikoita, kuten tehtävälistoja ja kalenterimerkintöjä, jotka auttavat pitämään asiat järjestyksessä. Monen asian tekeminen samanaikaisesti vain lisää stressiä, samoin ylimitoitetut tavoitteet. Aina ei ole ihan kaikessa pakko pyrkiä täyden kympin laatuun. Joskus 80 prosentin laatu on riittävä, Ylitalo toteaa.
3 vinkkiä opiskelijalle
- Pysähdy. Mieti, mitä opiskelulla oikeasti tavoittelet.
- Käytä kalenteria, vaikka et aluksi siitä pitäisikään.
- Nuku riittävästi. Palautuminen tekee elämästä mielekästä.
Aikataulu mahdollistaa yllätykset opinnoissakin
Ajanhallinta ei ole vain velvollisuuksien aikatauluttamista. Tehokkaaseen oppimiseen tarvitaan pänttäämisen lisäksi väljyyttä, aikaa ja nukkumista. Toimiva aikataulu mahdollistaa myös yllätykset.
Moni lukion jälkeen suoraan yliopistossa jatkava yllättyy vaatimusten kiristymisestä. Kukaan ei kysele, miten opinnot etenevät, vaan kaikesta pitää vastata itse.
– Ajanhallinta on vahvasti sidoksissa stressinhallintaan. Tehokas, toimiva ja itselle sopiva ajankäyttö voi vähentää stressiä merkittävästi. Se ei ole vain velvollisuuksien aikatauluttamista tai sitä, että pystyy koko ajan tekemään, kuten on suunnitellut. Kyse on myös tilan tekemistä palautumiselle, Aalto-yliopiston opintopsykologi Sanni Saarimäki määrittää.
Saarimäen mielestä varsinkin opintojen alkuvaiheessa tarvitaan ajanhallinnan ja itsensä johtamisen ohjausta. Aalto-yliopistolla onkin aiheesta opastusta ensimmäisen opiskeluvuoden Johdatus akateemisiin taitoihin -kursseihin integroituna. Aiheesta on saatavilla myös itsenäisesti opiskeltavia verkkomateriaaleja.
– Moni tosin saattaa siinä vaiheessa olla sitä mieltä, että aikatauluttaminen ei ole minun juttuni. Kyllä on. Kannattaa tarttua asiaan heti opintojen alussa, Saarimäki naurahtaa.
Itselle tulee olla armollinen, vaikka suunnitelmat eivät aina toteutuisi pilkulleen.
– Ajanhallinta ja itsensä johtaminen eivät ole staattisia taitoja. Myös ne kehittyvät ja muuttuvat. Oleellista on pysyä avoimena uusille ideoille, ja oppia tunnistamaan, millaiset tekniikat ja työkalut itselle sopivat.
Saarimäki nostaa työkaluista keskittymistä ja tehokkuutta parantavan Pomodoro-tekniikan, jonka mukaisesti valittuun tehtävään keskitytään täysillä 25 minuuttia, jonka jälkeen pidetään viiden minuutin tauko. Tätä toistetaan neljä kertaa, minkä jälkeen pidetään pidempi 15–30 minuutin tauko.
Rutiinit auttavat vaikeuksien yli
Hyvistä opiskelutaidoista on etua erityisesti silloin, kun omat voimavarat ovat vähissä. Aalto-yliopiston vuosittain toteuttaman AllWell?-opiskelijakyselyn mukaan systemaattisella opiskelutavalla on positiivinen yhteys kerättyyn opintopistemäärään myös silloin, kun vaikea elämäntilanne tuntuu haittaavan opiskelua.
Saarimäki kannustaa heti opintojen alussa miettimään, mihin päivittäinen aika oikeasti kuluu.
– Moni opiskelija sanoo, ettei tykkää aikatauluista, kun ne ovat niin sitovia. Todellisuudessa toimiva aikataulu mahdollistaa myös spontaaniuden. Ajanhallinta ei ole vain velvollisuuksien aikatauluttamista. Se tekee tilaa myös nukkumiselle, liikunnalle, palautumiselle ja yllätyksille. Nuoren ihmisen pitää ehtiä elääkin siinä opiskelujen sivussa, Saarimäki muistuttaa.