Maailma on muuttunut, työtavat sen mukana. Työterveyslaitoksen TTL:n tutkimusprofessori Tuomo Alasoinin mukaan etänä työskentely ei ole pelkästään seurausta koronan luomasta pakosta, joka epidemian jälkeen on jäänyt yritysten työkalupakkiin, vaan aidosta teknologian kehityksen luomasta vaihtoehdosta, jolle aika tuli kypsäksi.
– Työntekijältä työelämän uusi vapaus kysyvät itseohjautuvuutta ja vastuunkantoa omista tekemisistä. Oleellista on, että muuttuvista käytännöistä keskustellaan työpaikoilla.
Alasoini arvioi, että pakottamalla tuskin pystytään lisäämään toimistolle paluun suosiota.
– Lähityön houkuttavuuden lisäämiseksi on kyllä keinoja, kuten satsaaminen toimitilojen toimivuuteen ja viihtyisyyteen. Eri yrityksille ja organisaatioille sopivat erilaiset mallit. Yhtä ainoaa parasta ratkaisua ei ole. Toimintatavoista kannattaa keskustella yhdessä henkilöstön kanssa ja yrittää löytää sitä kautta yhteisymmärrys, Alasoini kannustaa.
Autonomian kaventaminen yksipuolisella määräyksellä ei tuota parasta mahdollista tulosta etenkään, jos työntekijöillä on ollut monta vuotta mahdollista itse valita etä- ja toimistopäivät. Erityisesti asiantuntijatehtävissä työ harvoin on paikkasidonnaista, ja joustavuus tuntuu saavutetulta edulta.
Alasoini muistuttaa, että hybridityön yleistyminen vaikuttaa paitsi yritykseen ja yksilöön, myös koko yhteiskuntaan, kun ihmisten liikkuminen, toimitilojen ja työpäivän aikaisten palvelujen käyttö muuttuvat.
Kansainvälisten kyselytutkimusten mukaan yritysten johtajat kuitenkin toivoisivat, että töitä tehtäisiin taas enemmän toimistoilla. Suomalaisjohtajat näyttävät suhtautuvan etätöihin sallivammin kuin kansainväliset kollegansa.
– Monet työnhakijat kysyvät nykyään rekrytoinnissa organisaation etätyöpolitiikasta. Se on tärkeä valintakysymys, ja sillä voi olla iso merkitys, kun kilpaillaan työvoimasta.
Hybridimalli yleistyy työelämässä
Suomessa yrityksissä yleistyy täysin etänä tehtävän työn rinnalle linja, jonka mukaan etätyöpäiviä saa tehdä tietyn määrän ja osa päivistä on oltava toimistolla. Työntekijöitä yritetään saada palaamaan paikan päälle edes osaksi työviikkoa sekä houkutellen että pakkotoimin.
Etä- ja lähityötä yhdistelevästä työntekomallista käytetään termiä hybridi- tai monipaikkainen työ. Siinä etäpäiviä on tyypillisesti viikossa yhdestä kolmeen.
Tuomo Alasoinin mielestä työtapamahdollisuuksien kiristäminen vaatii aina hyvät perustelut. Etävaihtoehdon totaalikielto toimii lähinnä silloin, kun sille on esitettävissä esimerkiksi turvallisuuteen tai tietosuojaan perustuvat syyt.
Työntekijöiden on myös koettava saavansa lähityöpäivistä lisäarvoa tekemiseen.
– Yksipuolisesti saneltuna rajoitukset helposti koetaan luottamuksen puutteena ja siten ne saattavat jopa vähentää työtyytyväisyyttä ja -hyvinvointia. Jos elämä jo rakentuu joustojen varaan, muuttuvat käytännöt vaikeuttavat työn ja arjen yhteensovittamista.
Joustoa elämän eri vaiheisiin
Etänä tekemistä puoltaa, että työmatkoihin ei kulu aikaa ja kotoa käsin voi keskittyä paremmin omaan työtehtävään – edellyttäen, että työntekoon on kotona käytettävissä sovelias tila. Kyselyissä yksi tärkeä motiivi etänä työskentelyyn onkin parempi työrauha kuin mitä yleistyneet monitilatoimistot tarjoavat.
Pelkässä etätyössä ihmisiltä puuttuvat kuitenkin kasvokkain kohtaamiset, jolloin toisten tukeminen ja auttaminen sekä myönteinen palaute kollegoilta ja esihenkilöiltä saattavat jäädä saamatta. Moni etätyöntekijä kokee olonsa myös yksinäiseksi.
Työ ja vapaa-aika myös helposti limittyvät, työajat venyvät ja tauot unohtuvat, kun vahva sitoutuminen työhön ja pyrkimys olla jatkuvasti tavoitettavissa menevät liian pitkälle.
Vakuutusyhtiö Ifin tutkimuksen mukaan työn vaatimukset stressaavat etätyötä tekeviä kaksi kertaa muita useammin.
Erilaisissa elämänvaiheissa, vaikkapa ruuhkavuosina, etätyön tuoma jousto on suorastaan välttämätöntä elämän sujumiselle. Toimistolle tullaan lähinnä projekti- ja ryhmätöihin tai osallistumaan aivoriihiin.
– Samoissa tiloissa työskentelyä samaan aikaan muiden kanssa puoltaa myös se, että työn lomassa tapahtuvien spontaanien kohtaamisten on todettu parantavan innovointia ja yhteistyötaitoja.
Tulokset puhukoot puolestaan
Kun etätyöhön hypättiin koronapandemian puhjettua, siihen ei monessakaan organisaatiossa ehditty juuri valmistautua, vaikka teknologia oli jo valmis yhteiskunnan digiloikkaan.
Web- ja mobiiliohjelmistoja kehittävä sekä liikejohdon konsultointia ja organisaation kulttuuriin liittyviä palveluja tarjoavassa Futurice Oy:ssä sen sijaan työtä saatettiin tehdä toimistolta tai asiakkaan tiloissa ennen koronaa, mutta ei ollut myöskään erikseen kiellettyä tehdä toisinaan töitä kotoa käsin. Yhtiö sopeutui melko nopeasti uuteen työnteon tapaan.
Yhtiön HR-johtaja Maria Calonius sanoo yhtiön suhtautuvan lähtökohtaisesti myönteisesti kaikkiin erilaisiin työn tekemisen muotoihin. Tulokset puhukoot puolestaan.
– Emme usko pakottamiseen. Puhumme nyt fiksuista ihmisistä, jotka haluavat tehdä työnsä hyvin. Toisaalta emme ole myöskään linjanneet, että asia olisi pelkästään yksilön omassa päätösvallassa. Toimimme tiimeittäin tehtävässä projektiliiketoiminnassa. Meille on työnantajana sama, mistä käsin töitä tehdään, jos se sopii muille tiimiläisille. Jos taas asiakas toivoo, että olemme heidän tiloissaan, niin sitten olemme, Calonius kuvailee.
Tiimien erilaisuuden vuoksi myös käytännöt vaihtelevat sen mukaan, mikä kulloinkin tuntuu ratkaisuna parhaalta. Jotkut tiimit ovat päättäneet yhteisestä toimistopäivästä per viikko, toiset säännöllisistä etäpalavereista. Käytännössä korona-aika oli yhtiön historiassa ainoa, jolloin työnantaja rajasi henkilöstön työntekotapoja: tartuntariskin minimoimiseksi toimistolle sai tulla vain rajattu määrä halukkaita.
Toimistolle tulon kynnystä on pyritty madaltamaan panostamalla toimitiloihin ja luomaan niihin mahdollisuuksia erilaisiin kohtaamisiin, keskittymistä vaativia tehtäviä kuitenkaan unohtamatta.
– Tarjoamme toimistolla viikoittain myös aamupalaa tai juhlistamme jotain tiettyä päivää, jolloin ihmiset voivat tulla kohtaamaan kollegoja. Nämä ovat pieniä asioita, mutta auttavat kokoamaan ihmisiä yhteen ja luomaan yhteishenkeä, Calonius vinkkaa.
Etäjohtaminen vaatii pelisäännöt
Verkon välityksellä moni epäsuorista sanomista saattaa jäädä tavoittamatta. Viestintä köyhtyy. Tekemisen uudet tavat vaativat siksi uusia johtamisen ja työn organisoinnin menetelmiä. Sekä etätyö- että hybridimallissa tulisi panostaa viestintäkäytänteisiin ja kohtaamisiin.
– Hybridityö pakottaa kehittämään paitsi teknologian hyödyntämisen menetelmiä, myös johtamiskäytäntöjä ja toimintatapoja. Hyvään alkuun päästään luomalla yhteiset pelisäännöt, millaisia asioita etänä käsitellään ja milloin taas vaaditaan kasvokkaista kohtaamista, Alasoini toteaa.
Media- ja teknologiayritys Telia Finland Oy:n henkilöstöjohtaja Minna Hurmalainen on Alasoinin kanssa samoilla linjoilla.
– On eri asia johtaa tiimiä etänä kuin puhe-etäisyydellä. Lähekkäin ollessa merkittävä osa viestinnästä tapahtuu spontaanisti; arkisissa kohtaamisissa, kahviautomaatilla, lounasruokalassa ja käytävillä on helppo antaa ohimennen palautetta tai käsitellä jotain asiaa. Vuorovaikutuksen ja kommunikaation määrään ja laatuun on siksi etätyössä kiinnitettävä erityistä huomiota. Kohtaamisia on rakennettava tietoisemmin, Hurmalainen pohtii.
Telialla on käytössä hybridityömalli, jossa henkilöstö ohjeistetaan olemaan toimistolla viikoittain.
Ohjeistus ei kuitenkaan ota kantaa siihen, montako päivää viikossa toimistolla tulee olla, ja minä päivinä. Viikonpäivän ei myöskään tarvitse aina olla sama. Myös Telialla sopiminen tapahtuu tiimeissä. Kaikilla on mahdollisuus sovittaa työtavat omiin tekemisiinsä.
Telia tukee esihenkilöiden hybridityön johtamista muun muassa tuottamalla erilaisia materiaaleja ja työkaluja, joiden avulla tiimit voivat keskustella keskenään. Hurmalainen kertoo yhtiön omien henkilöstötutkimustensa perusteella onnistuneen hybridijohtamisessa hyvin.
– Pyrimme poimimaan hybridimalliimme sekä etätyön joustomahdollisuudet ja muut edut, että lähityön tarjoaman yhteisöllisyyden kokemuksen, Hurmalainen tiivistää.
Hybridityö kysyy itsekuria
Etätyökäytännöt, pelisäännöt ja etätöissä sovellettavat teknologiset ratkaisut kehittyvät jatkuvasti. Varmaa on, että uudet työn tekemisen mallit ovat tulleet jäädäkseen.
Jotta etä- ja hybridityö olisivat hyviä vaihtoehtoja työntekijälle itselleen niin ne vaativat myös tekijöiltään itsensä johtamisen taitoja.
– Ensinnäkin tarvitaan itsekuria, jotta työn tekeminen sujuu sekä taitoa valita tehtävät, jotka kannattaa tehdä ennemmin etänä kuin toimistolla. Vaarana on, että työntekijä kuormittuu liikaa, jos itsensä johtamisen kykyä ei ole. Olisi todella tärkeää, että työyhteisöissä puhuttaisiin myös tästä, Alasoini sanoo.
Artikkelissa on käytetty lähteenä TTL:n opasta Hybridityö menestystekijänä. Opas on ladattavissa Työterveyslaitoksen verkkopalvelusta. Opas perustuu TTL:n ja Työsuojelurahaston Miksi tulla toimistolle? -tutkimusprojektiin.
5 vinkkiä etäjohtamiseen
- Mieti: Millainen johtaminen sopii mihinkin tilanteeseen, tehtävään ja henkilöön?
- Huolehdi yhteisöllisyyden ylläpitämisestä. Kuinka varmistaa, että työn tekeminen sujuu ja työntekijät voivat hyvin?
- Miten työssäoppiminen ja hiljainen tieto siirtyvät, kun työntekijät työskentelevät eri paikoissa?
- Tunnista keinot hybridityön riskien arvioimiseen.
- Johda omalla esimerkillä.
Lähde: Työterveyslaitos