Vaalien tietosuojaseloste

Vaalien tietosuojaseloste määrittelee, miten TEKin valtuustovaaleihin liittyviä henkilötietoja käsitellään.

In English På svenska

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry, Tekniikan Akateemiset ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0201522-2, 0117014-0

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä. TEKin vaaleilla tarkoitetaan sekä Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n että Tekniikan Akateemiset ry:n vaaleja. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä. TFiF-TEK-jäsenet ovat Tekniska Föreningen i Finland r.f:n jäseniä.  

Yhteyshenkilö: Daniel Valtakari
Sähköpostiosoite: daniel@tek.fi

2 Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@tek.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenten (jäljempänä ”rekisteröity”) henkilötietoja. Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n jäsenet ovat henkilöjäseniä joko Tekniikan Akateemiset ry:ssä tai Tekniska Föreningen i Finland r.f:ssä.  

4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n liittoäänestyksessä ja Tekniikan Akateemiset ry:n jäsenäänestyksen valtuustovaalien järjestäminen ml. jäsenäänestyksen järjestäminen äänestys- ja vaalijärjestyksen mukaan.  

Henkilötietojen pääasiallinen käsittelyperuste on jäsenyyssopimuksen täytäntöönpano. Päätösvalta yhdistyksissä määräytyy yhdistyslain, yhdistysten sääntöjen ja äänestys- ja vaalijärjestyksen (jäljempänä ”säännöt”) mukaan toteutettavissa vaaleissa.  

Äänioikeutettujen jäsenten henkilötietoja käytetään jäsenen äänioikeuden varmistamiseen ja tunnistamiseen äänestyksessä sekä jäsenille viestimiseen. Itse äänestystapahtumassa ei käsitellä henkilötietoja eikä äänestäjää ja annettua ääntä ole mahdollista yhdistää toisiinsa.  

Vaaleissa ehdokkaaksi asettuvien/asetettujen jäsenten henkilötietoja käsitellään vaaliprosessin aikana  

  • ehdokkaille viestimiseen ja vaalien viestintään TEKin toimiston toimesta, 

  • ehdokasasettelutyökalussa/paperisessa ehdokaslistassa vaaliasiamiesten ja vaaliliiton perustajien toimesta ja  

  • vaalikoneessa TEKin ja Webscalen toimesta.  

Potentiaalisilta ehdokkailta kysytään ehdokkuuden hyväksyminen sähköisen ehdokasasettelutyökalun avulla tai vaaliasiamiehen/vaaliliiton perustajan toimesta suullisesti tai kirjallisesti.  

Ehdokkaat hyväksyvät seuraavien tietojensa julkaisun vaalikoneessa, TEKin ehdokasluettelossa ja muussa vaaliviestinnässä asettuessaan ehdokkaiksi:  

  • Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue 

  • Vaaliliitto 

  • Vaalilautakunnan antama ehdokasnumero 

  • Etu- ja sukunimi 

  • Kotipaikka 

Halutessaan ehdokas voi täydentää muita tietoja vaalikoneeseen itse. Lisäksi ehdokkaat ja vaaliliittojen perustajat antavat TEKin toimiston käyttöön puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa, jotta heille voidaan lähettää ehdokkuuteen ja vaaleihin liittyvää tietoa. 

Vaalituloksesta julkaistaan vaali- ja äänestysjärjestyksen mukaisesti järjestön kaikille avoimella alustalla tai alustoilla (kuten www.tek.fi-sivustolla) kaikkien valittujen ja varajäsenten nimet sekä erikseen kaikkien ehdokkaiden nimet ja äänimäärät, vaaliliittojen ja vaalirenkaiden äänimäärät ja vertailuluvut vaalipiireittäin ja vaalialueittain.   

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekistereissä käsitellään seuraavia henkilötietoja: 

Ehdokasasettelussa vaaliasiamiehet/vaaliliittojen perustajat keräävät sääntöjen ja vaalilautakunnan päätöksen mukaisesti seuraavat tiedot: 

  • Etunimet ja sukunimi 

  • Kotipaikka 

  • Sähköposti ja puhelinnumero 

  • Syntymäaika 

  • Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue 

Ehdokkaaksi asettuville/asetetuille jäsenille ja ehdokkuuden hyväksyneille jäsenille lähetetään vaaleihin liittyvää viestintää TEKin toimistolta, minkä yhteydessä käsitellään seuraavia tietoja:   

  • Etu- ja sukunimi 

  • Sähköpostiosoite 

  • Puhelinnumero 

Ehdokkaista ilmoitetaan sähköisessä ja painetussa TEKin ehdokasluettelossa:  

  • Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue  

  • Vaaliliitto 

  • Vaalilautakunnan antama ehdokasnumero 

  • Etu- ja sukunimi (OmaTEKin 27.2.2023 tietojen mukaan)

  • Kotipaikka (OmaTEKin 27.2.2023 tietojen mukaan)

Ehdokkaista syötetään TEKin toimiston toimesta vaalikoneeseen seuraavat tiedot:  

  • Etu- ja sukunimi  

  • Vaalilautakunnan antama ehdokasnumero 

  • Vaaliliitto 

  • Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue  

Lisäksi ehdokkaat voivat itse halutessaan ilmoittaa seuraavat tiedot vaalikoneeseen: 

  • Titteli 

  • Työpaikka

  • Oppiarvo 

  • Sähköposti ja puhelinnumero 

  • Ikä 

  • Kotipaikka 

  • Oma kuva

  • Oma esittely 

  • Muita tietoja 

Äänestyksessä äänioikeutetuista jäsenistä käsitellään:  

  • Nimi 

  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite) 

  • Henkilötunnus tai puhelinnumero/sähköpostiosoite sähköisen äänestyksen tunnistautumista varten  

Vaalin tulos julkaistaan TEKin viestinnässä (esim. www.tek.fi-sivustolla) seuraavasti: 

Vaalituloksesta julkaistaan järjestön kaikille avoimella alustalla tai alustoilla kaikkien valittujen ja varajäsenten nimet sekä erikseen kaikkien ehdokkaiden nimet ja äänimäärät, vaaliliittojen ja vaalirenkaiden äänimäärät ja vertailuluvut vaalipiireittäin ja vaalialueittain. 

Lisäksi valittujen ehdokkaiden nimet päivitetään valtuustokauden ajaksi TEKin valtuustosivulle: www.tek.fi/valtuusto  

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään: 

  • jäseneltä itseltään ja 

  • vaaliasiamiesten/vaaliliittojen perustajien välityksellä jäsenen itse antamien tietojen pohjalta ja 

  • TEKin jäsenrekisteristä.  

Vaaliasiamiehet/vaaliliittojen perustajat syöttävät ehdokkaiden etunimet ja sukunimen, kotipaikan, syntymäajan, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen vaaliliittonsa ehdokaslistalle. 

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppanille vaalien järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. 

 Henkilötietoja siirretään seuraaville tahoille: 

  • MailHouse (ehdokasasettelun ja äänestyskoneen toimittamiseksi sekä äänestysmateriaalin postittamiseksi) 

  • Webscale (vaalikoneen toimittamiseksi) 

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vaalien ajan ja mahdollisten tarkistuksien varalta 5.6.2023 asti.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot; 

  • vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 

  • vaatia henkilötietojensa poistamista; 

  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella; ja 

  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Lokitietoja ei lähtökohtaisesti ole mahdollista korjata. 

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Tietosuojavastaava
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.1.2023.

Avainsanat:
TEK, tietosuoja ja tietoturva, vaalit, valtuusto