1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry, Tekniikan Akateemiset ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 229 121
Y-tunnus: 0201522-2, 0117014-0
TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä. TEKin vaaleilla tarkoitetaan sekä Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n että Tekniikan Akateemiset ry:n vaaleja. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä. TFiF-TEK-jäsenet ovat Tekniska Föreningen i Finland r.f:n jäseniä.
Yhteyshenkilö: Daniel Valtakari
Sähköpostiosoite: daniel@tek.fi
2 Tietosuojavastaava
3 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n (jäljempänä "Yhdistys") jäsenten (jäljempänä "jäsen" tai "rekisteröity") henkilötietoja. Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n jäsenet ovat henkilöjäseniä joko Tekniikan Akateemiset ry:ssä tai Tekniska Föreningen i Finland r.f:ssä.
4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n valtuustovaalien liittoäänestyksen ja Tekniikan Akateemiset ry:n jäsenäänestyksen järjestäminen äänestys- ja vaalijärjestyksen mukaan.
Henkilötietojen pääasiallinen käsittelyperuste on jäsenyyssopimuksen täytäntöönpano. Päätösvalta valtuustovaaleissa määräytyy yhdistyslain, yhdistysten sääntöjen ja äänestys- ja vaalijärjestyksen (jäljempänä ”säännöt”) mukaan.
Äänioikeutettujen jäsenten henkilötietoja käytetään jäsenen äänioikeuden varmistamiseen ja jäsenen tunnistamiseen äänestyksessä sekä jäsenille viestimiseen. Henkilötietoja käsittelevät TEK ja Mailhouse. Itse äänestystapahtumassa ei käsitellä henkilötietoja eikä äänestäjää ja annettua ääntä ole mahdollista yhdistää toisiinsa.
Vaaleissa ehdokkaaksi asettuvien/asetettujen jäsenten henkilötietoja käsitellään vaaliprosessin aikana ehdokaskelpoisuuden varmistamiseksi sekä ehdokkuuden toteuttamiseksi. Tietoja käsitellään
- ehdokkaille viestimiseen ja osana vaaliviestintää TEKin toimiston toimesta,
- ehdokasasettelutyökalussa/ehdokaslistassa vaaliasiamiesten ja vaaliliiton perustajien sekä Mailhousen toimesta ja
- vaalikoneessa TEKin ja Webscalen toimesta.
Potentiaalisilta ehdokkailta kysytään ehdokkuuden hyväksyminen sähköisen ehdokasasettelutyökalun avulla tai vaaliasiamiehen/vaaliliiton perustajan toimesta suullisesti tai kirjallisesti.
Ehdokkaat hyväksyvät ehdokkaaksi asettuessaan seuraavien tietojensa julkaisun vaalikoneessa, TEKin ehdokasluettelossa ja muussa vaaliviestinnässä:
- Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue
- Vaaliliitto
- Vaalilautakunnan antama ehdokasnumero
- Etu- ja sukunimi
- Kotipaikka
Halutessaan ehdokas voi täydentää muita tietoja vaalikoneeseen itse. Lisäksi ehdokkaat ja vaaliliittojen perustajat antavat TEKin toimiston käyttöön puhelinnumeronsa ja sähköpostinsa, jotta heille voidaan lähettää ehdokkuuteen ja vaaleihin liittyvää tietoa.
Vaalituloksesta julkaistaan vaali- ja äänestysjärjestyksen mukaisesti järjestön kaikille avoimella alustalla tai alustoilla (kuten www.tek.fi -sivustolla) kaikkien valittujen ja varajäsenten nimet sekä erikseen kaikkien ehdokkaiden nimet, äänimäärät ja vertailuluvut sekä vaaliliittojen ja vaalirenkaiden äänimäärät ja vertailuluvut. Lisäksi valittujen ehdokkaiden nimet päivitetään valtuustokauden ajaksi TEKin valtuustosivulle valtuustoryhmittäin: www.tek.fi/valtuusto
5 Käsiteltävät henkilötiedot
Rekistereissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
Vain Yhdistyksen jäsenillä on oikeus asettua ehdolle ja äänestää vaaleissa. Kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa käsitellään myös jäsenyystietoa.
Ehdokasasettelussa vaaliasiamiehet/vaaliliittojen perustajat keräävät sääntöjen ja vaalilautakunnan päätöksen mukaisesti seuraavat tiedot:
- Etunimet ja sukunimi
- Sähköposti ja puhelinnumero
- Syntymäaika
- Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue
Ehdokkaaksi asettuville/asetetuille jäsenille ja ehdokkuuden hyväksyneille jäsenille lähetetään vaaleihin liittyvää viestintää TEKin toimistolta, minkä yhteydessä käsitellään seuraavia tietoja:
- Etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
Ehdokkaista julkaistaan TEKin ehdokasluettelossa:
- Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue
- Vaaliliitto
- Vaalilautakunnan antama ehdokasnumero
- Etu- ja sukunimi
- Kotipaikka
Ehdokkaista syötetään TEKin toimiston toimesta vaalikoneeseen seuraavat tiedot:
- Etu- ja sukunimi
- Vaalilautakunnan antama ehdokasnumero
- Vaaliliitto
- Vaalipiiri ja Tekniikan Akateemiset ry:n osalta vaalialue
Lisäksi ehdokkaat voivat itse halutessaan ilmoittaa seuraavat tiedot vaalikoneeseen:
- Titteli
- Työpaikka
- Oppiarvo
- Sähköposti ja puhelinnumero
- Ikä
- Kotipaikka
- Oma kuva
- Oma esittely
- Muita tietoja
Äänioikeutetuista jäsenistä käsitellään:
- Nimi
- Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite)
- Henkilötunnus tai puhelinnumero/sähköpostiosoite sähköisen äänestyksen tunnistautumista varten
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään:
- jäseneltä itseltään ja
- vaaliasiamiehiltä/vaaliliittojen perustajilta jäsenen itse antamien tietojen pohjalta ja
- TEKin jäsenrekisteristä.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppanille vaalien järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja siirretään seuraaville tahoille:
- MailHouse (sähköinen ehdokasasettelujärjestelmä, äänestysjärjestelmä sekä vaalimateriaalin postittaminen)
- Webscale (vaalikone)
8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vaalien ajan ja mahdollisten tarkistuksien varalta kaksi (2) kuukautta vaalien tuloksen julkaisun jälkeen.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Lokitietoja ei lähtökohtaisesti ole mahdollista korjata.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12 Tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
13 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Tietosuojavastaava
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 10.10.2025.