TEKin tutkimusrekisterin tietosuojaseloste
1 Yhteisrekisterinpitäjät ja rekisterin yhteyshenkilö
Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2
TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä.
Yhteyshenkilö: Susanna Bairoh
Sähköpostiosoite: susanna.bairoh@tek.fi
2 Tietosuojavastaava
3 Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenten, potentiaalisten jäsenten, entisten jäsenten, sidosryhmien edustajien ja Yhdistyksen henkilöstön henkilötietoja.
4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste
TEKin tutkimus tuottaa korkeatasoista ja sidosryhmien laajasti hyödyntämää tietoa jäsenten hyödyksi. Tutkimustoiminta tuottaa ajankohtaista tietoa eri sidosryhmille (sisäiset ja ulkoiset), koordinoi tiedon tarpeita ja tuotantoa sekä tukee TEKin toiminnan toteuttamista ja kehittämistä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa ja tukea em. toimintaa tutkimuksilla ja selvityksillä, jotka kohdistuvat Yhdistyksen jäseniin, potentiaalisiin jäseniin, sidosryhmiin sekä henkilöstöön. Kunkin tutkimuksen tavoitteet määritellään erikseen, ja niistä informoidaan potentiaalisia vastaajia. TEKin tutkimustoiminto toteuttaa sekä henkilötietoja sisältäviä että anonyymejä kyselytutkimuksia. Tässä tietosuojaselosteessa keskitytään henkilötietoja sisältäviin (ei-anonyymeihin) kyselytutkimuksiin.
Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.
5 Käsiteltävät henkilötiedot
Tutkimuksissa käytetään vain sellaisia taustamuuttujia, jotka ovat olennaisia kyseisen tutkimuksen tavoitteen toteuttamiseksi. Tavoitteen mukaan valikoidut henkilötiedot pyydetään kyselylomakkeella tai haetaan jäsenen suostumuksella jäsenrekisteristä.
Yhdistys käsittelee seuraavia jäsenten, entisten ja potentiaalisten jäsenten, sidosryhmien edustajien sekä Yhdistyksen henkilöstön henkilötietoja:
- henkilön jäsennumero
- henkilön yhteystiedot
- henkilön syntymävuosi tai ikäluokka
- henkilön sukupuoli
- henkilön kansalaisuus (luokiteltuna: Suomi, muu EU/ETA, muu kuin EU/ETA)
- henkilön opintotiedot
- henkilön työnantajatiedot
- jäsenyydet ja luottamustehtävät TEKissä ja Yhdistyksen kannalta olennaisissa yhteisöissä
Mikäli tutkimuksessa kerätään henkilöiden yhteystietoja palkintojen arvontaa varten, nämä kerätään ja käsitellään tutkimusdatasta erillisenä datana.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään vain rekisteröidyltä itseltään.
7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
TEKin tutkimuksissa käytetään tiedonkeruussa web-pohjaisia kyselytyökaluja (Surveypal ja LimeSurvey).
Henkilötietoja (=sähköpostilistat) luovutetaan kolmansille osapuolille vain, jos tiedonkeruun toteuttaa ulkopuolinen taho ostopalveluna. Tällöin ko. listaukset toimitetaan salatussa muodossa ja ne velvoitetaan tuhoamaan kyselyn toteuttamisen jälkeen.
Jos tutkimusdataa luovutetaan ulkopuolisille tieteellistä tutkimusta varten (esimerkiksi opinnäytetyöt), se anonymisoidaan. Datan saamista varten haetaan erikseen lupaa, joka velvoittaa noudattamaan tutkimustoiminnan eettisiä ohjeita ja Tietoarkiston ohjeistuksia.
8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Henkilötietojen säilytysaika
Tutkimuksen toteuttava tutkija käsittelee tiedot luottamuksellisina omalla kryptatulla koneella tai suojatussa pilvipalvelussa.
Tutkimuksen toteuttamisesta vastaava tutkija huolehtii henkilötietojen tuhoamisesta seuraavasti:
a) Tutkimuskutsun lähettämiseen käytetty erillinen listaus kohderyhmästä tuhotaan heti kun tutkimuksen tiedonkeruu on päättynyt.
b) Kyselytutkimuksen kohderyhmään kuulumisesta jää merkintä jäsenrekisteriin, jotta samoille vastaajille lähetettävien tutkimuskutsujen määrä voidaan rajata kohtuulliseksi. Tietoa osallistumisesta laadulliseen tutkimukseen ei kirjata jäsentietojärjestelmään.
c) Arvontaa varten erikseen kerätyt henkilötiedot tuhotaan heti, kun arvonta on suoritettu ja palkinnot toimitettu.
d) Kun kyselydata valmistellaan jatkosäilytystä varten, se pseudonymisoidaan (jäsen-ID korvataan satunnaisluvulla) ja muut vahvat tunnisteet poistetaan. Lisäksi taustamuuttujat muokataan yhteisesti sovitulla tavalla.
e) Laadullinen data anonymisoidaan ja siitä poistetaan vahvat tunnisteet. Nauhoitteet tuhotaan.
f) Data käsitellään jatkosäilytykseen viimeistään 6 kk tutkimuksen toteuttamisen jälkeen. Tällöin data tuhotaan myös kyselytyökalusta ja/tai analyysityökalusta, ellei sitä ole anonymisoitu.
g) Laadullisissa tutkimuksissa informantti ja tutkija allekirjoittavat suostumuslomakkeen, joka säilytetään 5 vuotta tutkimuksen valmistumisen jälkeen.
Pseudonymisoitua/anonymisoitua dataa voidaan hyödyntää myös muissa TEKin tutkimuksissa.
Tieteellisiin tutkimuksiin voidaan hyödyntää em. tavoin käsiteltyä dataa käyttöehdot-dokumentissa määritellyllä tavalla. Käyttöehdot mm. velvoittavat noudattamaan tutkimustoiminnan eettisiä ohjeita ja Tietoarkiston ohjeistuksia.
10 Rekisteröidyn oikeudet
Tutkimuksiin vastaaminen on aina vapaaehtoista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää a) TEKin omien tutkimusten kutsujen lähettäminen ja b) TEKin yhteistyökumppaneiden toteuttamien tutkimusten kutsujen lähettäminen.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12 Tietoturva
Tutkimusten yhteydessä kerättyjä henkilötietoja ei säilytetä manuaalisessa muodossa. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.
13 Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Susanna Bairoh
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.4.2021.