Työvoiman vähentämistä koskevissa neuvotteluissa osapuolina ovat työnantaja ja henkilöstön edustajina yleensä luottamusmiehet tai -valtuutetut. Muutosneuvottelu alkaa työnantajan tekemällä neuvotteluesityksellä, joka tulee antaa kirjallisena ennen neuvottelujen aloittamista. Esityksestä on käytävä ilmi ainakin muutosneuvottelujen alkamisaika ja -paikka sekä pääkohdittainen ehdotus neuvotteluissa käsiteltävistä asioista.

Henkilöstö saa tietoa muutosneuvotteluista luottamusmieheltään. Tiedon pohjalta henkilöstö voi yhdessä miettiä, mitä tilanne tarkoittaa neuvotteluiden kohteena oleville ja mitä evästyksiä neuvotteluita käyvälle luottamusmiehelle annetaan mukaan seuraavaan neuvotteluun. Luottamusmies toimii paitsi neuvottelijana, myös viestinviejänä, joka välittää edustettaviensa ajatukset ja toiveet neuvottelupöytään, ja vastaavasti tuo neuvottelupöydän asiat esille edustettavilleen.

Neuvotteluiden päätyttyä työnantajan on kohtuullisen ajan (tyypillisesti muutaman viikon) kuluessa annettava arvio neuvottelujen perusteella harkittavista päätöksistä. Arvio pitää sisällään työnantajan harkitseman päätöksen sisällön, muutosten kohteena olevien työntekijöiden määrät henkilöstöryhmittäin tai toiminnoittain, mahdollisten lomautusten kestoajat sekä minkä ajan kuluessa työnantaja aikoo panna täytäntöön päätöksensä. 

• Varmista että sinulla on henkilöstöedustaja, joka käy muutosneuvottelut. Neuvoja henkilöstöedustajan valinnan toteuttamisessa saa YTN:stä, JUKO:sta tai myös suoraan TEKistä.
• Mikäli mahdollista, pohtikaa tilannetta ja tutustukaa neuvotteluesityksessä annettuihin tietoihin yhdessä henkilöstöedustajan kanssa. Jos työnantajan antamat tiedot eivät ole riittäviä, pyytäkää lisätietoja työnantajalta kirjallisesti ennen neuvotteluiden alkamista.
• Henkilöstön edustaja tekee neuvotteluissa parhaansa päästäkseen neuvotteluissa edustettaviensa kannalta mahdollisimman hyvään lopputulokseen. Tue edustajaasi neuvotteluiden eri vaiheessa. Jos sinulla on tietoa, joka voi auttaa luottamusmiestä neuvottelu-urakassaan, kerro siitä hänelle.
• Jos sinulla on neuvotteluesitykseen ja itse neuvotteluiden aloittamiseen liittyen vähänkään epäselvyyttä, ota ensisijaisesti yhteyttä henkilöstöedustajaasi tai TEKin työelämäasiantuntijoihin.
• Mieti mitä tilanne tarkoittaa sinulle. Jos kuulut neuvotteluiden piiriin, pohdi onko syytä varautua esimerkiksi lomautukseen tai jopa irtisanomiseen.
• Yksittäisen työntekijän tai yksittäisten työntekijöiden irtisanomista, lomauttamista tai osa-aikaistamista voidaan käsitellä työntekijän tai työntekijöiden ja työnantajan välillä. Jokaisella työntekijällä on tällöin aina oikeus vaatia, että häntä koskevasta asiasta on neuvoteltava myös hänen edustajansa ja työnantajan kesken. TEK suosittaa, että yksittäisen neuvottelun kohteeksi joutunut jäsen informoi neuvotteluiden käymisestä myös henkilöstöedustajaansa ja ottaa edustajansa mukaan neuvotteluihin.

• Selvitä, mitä neuvotteluissa on käyty läpi; lomautuksia ja irtisanomisia saatetaan yrittää välttää esimerkiksi sopeuttamalla kuluja. Onko näillä toimenpiteillä vaikutusta sinuun?
• Tutustu työnantajan antamaan selvitykseen neuvotteluiden perusteilla harkittavista päätöksistä. Kysy tarvittaessa asiasta henkilöstöedustajaltasi.
• Selvitä kohdistuvatko muutokset yksikköösi tai työsuhteeseesi ja siinä noudatettaviin ehtoihin.
• Selvitä millaisista mahdollisista irtisanottavien tukitoimista tai tukipaketeista on sovittu.
• Jos sinulle tarjotaan uutta työsopimusta, selvitä yhdessä henkilöstöedustajasi kanssa, muuttuivatko työsuhteessasi sovellettavat työehdot. Säilyivätkö pääasialliset työtehtäväsi ennallaan vai muuttuiko tehtävänkuvasi vaativammaksi tai monipuolisemmaksi? Mikäli selviä muutoksia tapahtui, näkyvätkö ne palkassasi ja onko ne kirjattu tehtävänkuvaasi?
• Jos muutosneuvottelut käytiin vain tätä tarkoitusta valitun edustajan kanssa, olisi hyvä valita pysyvä henkilöstöedustaja, joka toimii työehtosopimuksen mukaisena luottamusmiehenä tai työsopimuslain mukaisena luottamusvaltuutettuna. Tämä henkilöstöedustaja neuvottelee jatkossa työnantajan kanssa kaikista yhteistoimintalain ja mahdollisen työehtosopimuksen mukaisista asioista.