Den här dataskyddsbeskrivningen används med olika universitet genom att ändra informationen inom hakparentes med angående universitets uppgifter.
Dataskyddsbeskrivning för Teknikens akademiker rf och [universitetets] undersökningsregister (responsenkät för nyutexaminerade)
1 Samregisteransvariga och registrets kontaktperson
Namn: Teknikens akademiker rf
Adress: Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
Telefon: (09) 2291 2291
FO-nummer: 0117014-0
Kontaktperson: Arttu Piri
E-postadress: arttu.piri@tek.fi
Namn: [universitetets namn]
Adress: [universitetets adress]
Telefon: [universitetets telefonnummer]
FO-nummer: [universitetets FO-nummer]
Kontaktperson: [universitetets kontaktperson]
E-postadress: [kontaktpersons e-postadress]
2 Dataskyddsansvarig
Dataskyddsansvarig för Teknikens akademiker rf
[Universitetets] dataskyddsansvariga
[universitetets dataskyddsansvariges e-postadress]
3 De registrerade
I registret behandlas uppgifter om Teknikens akademiker rf:s (senare ”Föreningen”) medlemmar och potentiella medlemmar samt [universitetets] (senare ”Universitetet”) studerande.
4 Syftet med och grunden för behandlingen och de samregisteransvarigas roll
Föreningen och Universitetet genomför tillsammans en responsenkät för nyutexaminerade, som riktas till personer som har avlagt magisterexamen vid Universitetet. Universitetet skickar en anonym länk till enkäten åt de nyutexaminerade och Föreningen samlar in uppgifterna och sammanställer resultaten årligen. Universitetets kontaktperson har tillgång till uppgifterna under insamlingsåret och det följande året. Universitetet fungerar för sin del som upprätthållare av registret.
Syftet med behandlingen av personuppgifter är att a) möjliggöra deltagande i de prisutlottningar som ordnas av Föreningen, b) marknadsföra medlemskap i Föreningen till dem som tillåter användningen av deras kontaktuppgifter för detta ändamål, och c) för de medlemmar som har gett sitt samtycke kombinera uppgifterna i medlemsregistret med forskningsdata för att kunna erbjuda individuella och förutseende tjänster, och för att kunna rikta in informeringen enligt medlemmens livssituation.
Grunden för behandling av personuppgifterna är den registrerades samtycke.
5 Personuppgifter som behandlas
Kontaktuppgifterna (namn, e-post, telefon, eventuellt medlemsnummer) som samlats in för prisutlottningen ingår i det forskningsdata som samlats in fram till maj 2018. Efter detta samlas kontaktuppgifterna in separat från enkätuppgifterna.
Kontaktuppgifterna (namn, födelsedatum, e-post, telefon) som samlats in för marknadsföring av medlemskap i Föreningen ingår i det forskningsdata som samlats in fram till maj 2018. Efter detta samlas kontaktuppgifterna separat in från enkätuppgifterna. Kontaktförfrågningar skickas automatiskt till de personer i Föreningen som jobbar inom Föreningens kundtjänst.
Med samtycke från medlemmarna i TEK är det möjligt att hämta bakgrundsuppgifter från medlemsregistret för att kombinera dem med forskningsdata. Samtycket till att kombinera uppgifterna ger Föreningen en möjlighet att utveckla individuella och förutseende tjänster för medlemmarna och fokusera informeringen så att den blir mer relevant i medlemmens livssituation. Till exempel kan samtyckesgivaren i fortsättningen få respons på sina egna svar eller bli inbjuden till att bli medlem i nätverk som är lämpliga i den egna karriärsituationen.
För medlemmar som har gett sitt samtycke kan Föreningen behandla följande personuppgifter:
- Kontaktuppgifter
- Studieuppgifter
- Utbildningsuppgifter
- Anställningsuppgifter
- Forskningsuppgifter
- Tjänstinformation
6 Stadgeenliga informationskällor
Personuppgifter samlas endast in från den registrerade.
7 Stadgeenliga utlämnanden och överföringar av personuppgifter
Föreningen eller Universitetet utlämnar inte och överför inte personuppgifter till tredje parter.
8 Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES-området
Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
9 Lagringstid för personuppgifter
Forskaren som ansvarar för genomförandet av undersökningen i Föreningen ska ta hand om förstörelsen av personuppgifter enligt följande:
a) Personuppgifter som samlas in för utlottningen kommer att raderas genast då lotteriet är slutfört och priserna levererats.
b) Kontaktuppgifterna (namn, födelsedatum, e-post, telefon) som samlats in för marknadsföring av medlemskap i Föreningen raderas genast då personen har kontaktats eller senast 6 månader efter att uppgifterna har givits.
c) När uppgifterna förbereds för fortsatt lagring ska de anonymiseras (medlems-ID ersätts av ett slumptal) och andra starka identifikationer raderas. För de medlemmar som har givit sitt samtycke utförs sammanslagningen av medlemsregisteruppgifterna och forskningsdata samtidigt som uppgifterna förbereds för fortsatt lagring. Data behandlas för fortsatt lagring högst upp till 6 månader efter att studien avslutats. De anonymiserade uppgifterna lagras så länge som medlemskapet varar. Om medlemskapet sägs upp anonymiseras uppgifterna inom 6 månader från uppsägningen.
Universitetet raderar personuppgifterna från datat som de har använt.
10 Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt, i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd, att när som helst:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter;
- få tillgång till sina egna uppgifter och kontrollera sina personuppgifter som har behandlats av Föreningen;
- kräva korrigering och komplettering av ofullständiga och felaktiga personuppgifter;
- kräva att de egna personuppgifterna avlägsnas;
- ta tillbaka sitt samtycke och motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter i den mån behandlingen av personuppgifterna baseras på den registrerades samtycke;
- få sina personuppgifter i maskinläsbar form och överföra ifrågavarande uppgifter till en annan registeransvarig förutsatt att den registrerade personligen har lämnat ifrågavarande uppgifter till Föreningen, att Föreningen behandlar ifrågavarande personuppgifter på grundval av den registrerades samtycke och behandlingen utförs automatiskt; och
- kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas.
Den registrerade måste lämna in en begäran om att ovannämnda rättighet förverkligas enligt anvisningarna i punkten Kontakt i denna dataskyddsbeskrivning. Föreningen kan be att den registrerade specificerar sin begäran skriftligen och bekräftar den registrerade identiteten innan begäran behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på grundval av tillämplig lagstiftning.
11 Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten
Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål hos den behöriga tillsynsmyndigheten eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetsplatsen är belägen, om den registrerade personen anser att Föreningen inte har behandlat personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd.
12 Datasäkerhet
Föreningen lagrar inte de i samband med undersökningen insamlade personuppgifterna i manuell form. Personuppgifter som behandlas digitalt skyddas och lagras i Föreningens datasystem, dit tillgången är begränsad endast till personer som behöver denna information för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessa personer använder personliga användarnamn och lösenord. Arbetsstationerna och lagringsmedia som används av Föreningen är krypterade.
13 Kontakt
Begäran om att använda den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontaktförfrågningar ska skickas per e-post till den dataskyddsansvarige. Den registrerade kan också kontakta oss personligen eller skriftligen på adressen nedan:
Teknikens akademiker TEK rf
Susanna Bairoh
Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
14 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning
Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras tidvis till exempel om lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats den 17 maj 2018.