Dataskyddsbeskrivning för TEK:s medlemstjänster och medlemsregister

Dataskyddsbeskrivningen definierar hur medlemmars personuppgifter behandlas.

Dataskyddsbeskrivning för TEK:s medlemstjänster och medlemsregister

Vänligen observera, att detta är en översättning av den ursprungliga finska dataskyddsbeskrivning. Om det finns avvikelser mellan översättningen och ursprungliga beskrivningen, anses ursprungliga beskrivningen vara giltig.

1 Samregisteransvariga och registrets kontaktperson

Namn: Teknikens akademiker rf och Teknikens akademikerförbund rf 
Adress: Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors  
Telefon: (09) 2291 2291
FO-nummer: 0117014-0, 0201522-2

TEK är en sammanslutning av två föreningar, vilket betyder att en del av verksamheten (och enheterna) juridiskt sett verkar under Teknikens akademikerförbund TEK rf och en del under Teknikens akademiker rf. Därför har båda föreningarna juridiskt sett anställda, men i praktiken arbetar de anställda tillsammans. TEK:s personmedlemmar är medlemmar i Teknikens akademiker rf.

Kontaktperson: Satu Taivainen
E-postadress: jasenpalvelu@tek.fi

2 Dataskyddsansvarig 

tietosuojavastaava@tek.fi

3 De registrerade 

I registret behandlas personuppgifter av medlemmar i Teknikens akademiker rf och Teknikens akademikerförbund rf (nedan: Föreningen), tidigare medlemmar, kontaktpersoner i organisationer som har anknytningar till Föreningens verksamhet samt om Föreningens förtroendevalda. 

4 Syftet med och grunden för behandlingen 

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är att bevaka Föreningens medlemmars intressen och erbjuda Föreningens medlemmar och medaktörer tjänster och förmåner. Personuppgifter används också för att sköta medlemsrelationen och utveckla medlemsupplevelsen och tjänsterna.

Den huvudsakliga grunden för behandlingen av personuppgifter är Föreningens lagstadgade skyldighet att upprätthålla ett medlemsregister samt verkställandet av medlemskapsavtalet. Vissa behandlingsåtgärder utförs också utifrån Föreningens berättigade intresse.

Uppgifter om medlemmarnas medlemskap i ett fackförbund behandlas i samband med föreningens verksamhet som är relaterad till fackförbundsverksamhet och med lämpliga skyddsåtgärder. Uppgifter om fackföreningsmedlemskap lämnas endast ut till begränsade förtroendevalda på arbetsplatsen, samt i samband med strejker till Föreningens förhandlingsorganisation YTN, för att genomföra den registeransvarigas eller den registrerades förpliktelser och särskilda rättigheter inom arbetsrätten i anknytning till intressebevakning. Dessutom lämnas medlemsuppgifter ut till tjänsteleverantörer som tillhandahåller medlemsförmåner i syfte att genomföra de förmåner och rabatter som hör till medlemskapet.

Uppgifter om medlemmarnas kontaktinformation och deras arbets- och livssituation används för att bestämma medlemskategorin och de tjänster och förmåner som anknyter till den, för att kommunicera och informera om medlemskapet samt för att utföra fakturering, ge medlemmar service och leverera förmåner.

När det gäller personbeteckningen är behandlingsgrunden att en medlem kan identifieras på ett tillförlitligt och entydigt sätt för att säkerställa medlemmens rättsskydd, intressen och rättigheter.

Av medlemmarna insamlas också uppgifter som uttryckligen gäller enskilda tjänster. Dessa uppgifter kan även vara känsliga. Sådana tjänster är bl.a. Föreningens juridiska tjänster och intressebevakning, karriärtjänster, lönerådgivning, välbefinnandetjänster och andra motsvarande tjänster. Uppgifter som samlas in i dessa syften används endast för produktion av tjänster, och åtkomsten till känsliga uppgifter är begränsad till personer som utifrån deras uppgiftsbeskrivning och roll behöver behandla uppgifterna för att ge en medlem service.

I Föreningens medlemsregister och servicesystem sparas också information om medlemmens uträttande av ärenden, användning av tjänster och respons på tjänsterna.

5 Personuppgifter som behandlas 

Föreningen behandlar följande personuppgifter om Medlemmarna: 

- personens namn och personbeteckning;
- personens kontaktuppgifter (adress, e-postadress och telefonnummer);
- personens medlems- eller kundnummer;

- personens medborgarskap och språk
- personens kön
- personens fakturerings- och betalningsuppgifter
- personens studieuppgifter
- personens karriär-, arbets- och livssituation (bl.a. familjeledigheter, arbetslöshet, företagarskap, uppgift om make för erhållande av rabatt)
- personens arbetsplats- och arbetsgivaruppgifter
- medlemskap och förtroendeuppgifter i Föreningen och i gemenskaper som är viktiga för Föreningen

- historikuppgifter om ärenden som personen uträttat hos Föreningen och om Föreningen tjänster som personen använt

- servicerespons

I anslutning till tjänsterna samlas också in uppgifter om medlemmens enskilda fall och om den tjänst som medlemmen fått. I dessa fall kan också känsliga uppgifter behandlas. De insamlade uppgifterna kan omfatta bland annat uppgifter som samlats in från medlemmen eller från andra parter som anknyter till fallet för att bedriva intressebevakning, ge juridisk rådgivning eller göra upp ett rättsyrkande och i syfte att hantera medlemmens enskilda fall, samt uppgifter om medlemmens hälsotillstånd eller etniska bakgrund, löneuppgifter och andra uppgifter om medlemmens arbets- eller livssituation.

6 Stadgeenliga informationskällor 

Personuppgifter samlas in: 

- från den registrerade eller från parter som medlemmen själv utsett för att en enskild tjänst (t.ex. juridisk tjänst) ska kunna genomföras;
- om användning av medlemsförmåner eller uppdatering av adresser från externa tjänsteleverantörer (t.ex. Alma Talent, Posti Ab);
- från andra förbund (Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ, Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL, Finlands Arkitektförbund SAFA, Tekniska Föreningen i Finland TFiF, Teollisuustaiteen Liitto Ornamo); och
- från universitet och högskolor.

7 Stadgeenliga utlämnanden och överföringar av personuppgifter 

Personuppgifter kan överföras till Föreningens samarbetspartner för att genomföra åtgärder och tjänster relaterade till medlemskapet i Föreningen. Sådana samarbetspartner är bl.a. tryckerier och företag som utför postning och producerar annan medlemskommunikation för Föreningens räkning, företag och organisationer som levererar, upprätthåller och utvecklar medlemsdatasystem och servicesystem samt företag och organisationer som levererar medlemstjänster och förmåner. Föreningen ingår avtal om behandlingen av uppgifter och dataskydd med de samarbetspartner till vilka Föreningen överlåter personuppgifter.

För att fullgöra den personuppgiftsansvarigas skyldigheter och genomföra den registrerades särskilda rättigheter utlämnas personuppgifter också till:

- De Högre Tjänstemännen YTN rf
- Arbetsplatsens förtroendemän

- Skattemyndigheten (uppgifter om medlemsavgifter)

- Kassan för högt utbildade KOKO

8 Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES-området 

Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

9 Lagringstid för personuppgifter 

Personuppgifterna lagras i medlemsregistret så länge som personen är medlem i Föreningen. Efter att medlemskapet upphört lagras personuppgifterna i högst tio år på grundval av Föreningens berättigade intresse, m.a.o. på grund av eventuellt rättsligt försvarsbehov (HD 2017:15). Personuppgifterna kan också lagras för längre tid om tillämplig lagstiftning eller Föreningens avtalsförpliktelser mot tredje parter kräver en längre lagringstid.

Personuppgifter och meddelanden som samlats in i anslutning till leverans av en tjänst lagras under en period som varierar beroende på den aktuella tjänsten från några månader till högst tio år från serviceprocessens slutförande, så att medlemmen har möjlighet att återkomma till meddelandena och sina egna uppgifter. Personuppgifter som samlats in för att göra upp rättsyrkanden lagras i högst tio år efter att tjänstesituationen har upphört.

Uppgifter om uträttande av ärenden och användning av tjänster lagras med stöd av Föreningens berättigade intresse så länge som personen är medlem i Föreningen och i högst tio års tid efter att medlemskapet upphört.

10 Den registrerades rättigheter 

Den registrerade har rätt att när som helst göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter för direktmarknadsföring. Den registrerade kan ge Föreningen ämnesspecifika samtycken och förbud som gäller direktmarknadsföring.

Dessutom har den registrerade rätt, i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd, att när som helst:

- få information om behandlingen av sina personuppgifter;
- få tillgång till sina egna uppgifter och kontrollera sina personuppgifter som har behandlats av Föreningen;
- begära korrigering och komplettering av ofullständiga och felaktiga personuppgifter;
- begära att de egna personuppgifterna raderas;
- ta tillbaka sitt samtycke och göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter i den mån behandlingen av personuppgifterna bygger på den registrerades samtycke;
- göra en invändning mot behandlingen av sina personuppgifter, om den registrerade har ett särskilt skäl till detta som anknyter till den registrerades personliga situation, till den del som Föreningen behandlar personuppgifter utifrån Föreningens berättigade intresse;
- få sina personuppgifter i maskinläsbar form och överföra ifrågavarande uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig förutsatt att den registrerade personligen har lämnat ifrågavarande uppgifter till Föreningen, att Föreningen behandlar ifrågavarande personuppgifter med stöd av den registrerades samtycke och behandlingen utförs automatiskt; och
- begära att behandlingen av sina personuppgifter begränsas.

Den registrerade måste lämna in en begäran om att ovannämnda rättighet genomförs enligt anvisningarna i punkten Kontakt i denna dataskyddsbeskrivning. Föreningen kan be att den registrerade specificerar sin begäran skriftligen och bekräftar den registrerades identitet innan begäran behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på grundval av tillämplig lagstiftning.

11 Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten 

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål hos den behöriga tillsynsmyndigheten eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller där den registrerades arbetsplats är belägen, om den registrerade personen anser att Föreningen inte har behandlat personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd.

12 Datasäkerhet 

Personuppgifter som behandlas digitalt skyddas och lagras i Föreningens datasystem, till vilka åtkomsten är begränsad endast till personer som behöver denna information för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessa personer använder personliga användarnamn och lösenord.

Personuppgifterna har skyddats mot obehörig användning, och användningen av medlemsuppgifterna kontrolleras. De registrerade har personliga användarnamn och lösenord. Personuppgifter som skickas utanför Föreningen är krypterade. Arbetsstationerna som Föreningen använder är krypterade.

13 Kontakt

Begäran om att använda den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontaktförfrågningar ska skickas per e-post till den dataskyddsansvarige: tietosuojavastaava@tek.fi

Den registrerade kan också kontakta oss personligen eller skriftligen på adressen nedan:

Teknikens akademikerförbund TEK rf 
Medlemsregistret
Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors

14 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras tidvis till exempel om lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats den 14 november 2022.