Dataskyddsbeskrivning för TEK:s forskningsregister
1 Samregisteransvariga och registrets kontaktperson
Namn: Teknikens akademiker rf, Teknikens akademikerförbund TEK rf
Adress: Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
Telefon: (09) 2291 2291
FO-nummer: 0117014-0, 0201522-2
TEK är en sammanslutning av två föreningar, vilket betyder att några av aktiviteterna (och enheterna) juridiskt sett verkar under Teknikens akademikerförbund TEK rf och en del under Teknikens akademiker rf. TEK:s personmedlemmar är medlemmar i Teknikens akademiker rf.
Kontaktperson: Susanna Bairoh
E-postadress: susanna.bairoh@tek.fi
2 Dataskyddsansvarig
3 De registrerade
I registret behandlas personuppgifter av Teknikens akademiker rf:s och Teknikens akademikerförbund rf:s (nedan nämnd ”Föreningen”) medlemmar, potentiella medlemmar, tidigare medlemmar, intressentgruppers representanter och Föreningens personal.
4 Syftet med och grunden för behandlingen
TEKs forskning producerar högklassig information som utnyttjas brett av intressentgrupper till medlemmarnas fördel. Forskningsverksamheten producerar aktuell information för olika intressentgrupper (interna och externa), koordinerar informationsbehov och -produktion samt stöder genomförandet och utvecklingen av TEKs verksamhet.
Syftet med behandlingen av personuppgifter är att genomföra och stödja ovannämnda verksamhet genom undersökningar och utredningar, vilka inriktas på Föreningens medlemmar, potentiella medlemmar, intressentgrupper samt personal. Målen för varje undersökning definieras separat och potentiella respondenter informeras om dessa. TEK:s forskningsfunktion genomför både anonyma enkätundersökningar och enkätundersökningar som innehåller personuppgifter. Denna dataskyddsbeskrivning fokuserar på (icke-anonyma) enkätundersökningar som innehåller personuppgifter.
Grunden för behandling av personuppgifterna är den registrerades samtycke.
5 Personuppgifter som behandlas
I undersökningar används endast sådana bakgrundsvariabler som är nödvändiga för att uppnå målet med ifrågavarande undersökning. Personuppgifterna som har valts utgående från målet begärs genom frågeformulär eller söks, med medlemmens samtycke, ur medlemsregistret.
Föreningen behandlar följande personuppgifter om medlemmar, tidigare och potentiella medlemmar, intressentgruppsrepresentanter samt Föreningens personal:
- personens medlemsnummer
- personens kontaktuppgifter
- personens födelseår eller åldersklass
- personens kön
- personens nationalitet (klassificerad: Finland, annat i EU/ETA, annat än EU/ETA)
- personens studieuppgifter
- personens arbetsgivaruppgifter
- medlemskap och förtroendeuppgifter i TEK och i gemenskaper som är viktiga för Föreningen.
Om man i undersökningen samlar in personers kontaktuppgifter för att lotta ut priser, samlas dessa in och behandlas skilt från undersökningsdata.
6 Stadgeenliga informationskällor
Personuppgifter samlas endast in från den registrerade.
7 Stadgeenliga utlämnanden och överföringar av personuppgifter
TEK använder webb-baserade enkätsverktyg (Surveypal, LimeSurvey).
Personuppgifter (= e-postlistor) lämnas ut till tredje parter endast om datainsamlingen genomförs av en extern part som en köpt tjänst. I detta fall kommer ifrågavarande listor att levereras i krypterat format och de bör förstöras efter att enkäten har genomförts.
8 Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES-området
Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
9 Lagringstid för personuppgifter
Forskaren som genomför undersökningen behandlar data som konfidentiella på sin egen krypterade dator/i en molntjänst.
Forskaren som ansvarar för genomförandet av undersökningen ska se till att personuppgifterna förstörs enligt följande:
a) Den separata lista över målgruppen som använts för att skicka undersökningsförfrågan förstörs genast då datainsamlingen för undersökningen är över.
b) En anteckning om att man hör till enkätundersökningens målgrupp kommer att vara kvar i medlemsregistret så att antalet undersökningsförfrågningar som skickas till samma respondenter kan begränsas till en rimlig mängd. Information om deltagande i en kvalitativ undersökning införs inte i systemet för medlemsuppgifter.
c) Personuppgifter som samlas in separat för utlottningen kommer att förstöras genast då lotteriet är slutfört och priserna har levererats.
d) När enkätdata förbereds för fortsatt lagring ska de anonymiseras (medlems-ID ersätts av ett slumptal) och andra starka identifierare raderas. Dessutom bearbetas bakgrundsvariablerna på ett gemensamt överenskommet sätt.
e) Kvalitativa data anonymiseras och starka identifierare raderas. Inspelningar förstörs.
f) Data behandlas för fortsatt lagring högst upp till 6 månader efter att undersökningen avslutats. Då förstörs data också ur enkätverktyget och/eller analysverktyget, om de inte har anonymiserats.
g) I kvalitativa undersökningar undertecknar informanten och forskaren en samtyckesblankett som sparas i fem år efter att undersökningen har blivit färdig.
Pseudonymiserade/anonymiserade data kan också utnyttjas i andra undersökningar som genomförs av TEK.
Data som behandlats på ovan nämnda sätt kan utnyttjas för vetenskaplig forskning enligt vad som definieras i dokumentet om användningsvillkor. Användningsvillkoren bland annat förpliktar till att följa de etiska riktlinjerna för forskningsverksamhet och Finlands samhällsvetenskapliga dataarkivs riktlinjer.
10 Den registrerades rättigheter
Det är alltid frivilligt att delta i undersökningarna. Den registrerade har rätt att förbjuda a) skickandet av förfrågningar om TEK:s egna undersökningar och b) skickandet av förfrågningar om undersökningar som TEK:s samarbetspartners genomför.
Dessutom har den registrerade rätt, i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd , att när som helst:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter;
- få tillgång till sina egna uppgifter och kontrollera sina personuppgifter som har behandlats av Föreningen;
- kräva korrigering och komplettering av ofullständiga och felaktiga personuppgifter;
- kräva att de egna personuppgifterna raderas;
- ta tillbaka sitt samtycke och motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter i den mån behandlingen av personuppgifterna baseras på den registrerades samtycke;
- få sina personuppgifter i maskinläsbar form och överföra ifrågavarande uppgifter till en annan registeransvarig förutsatt att den registrerade personligen har lämnat ifrågavarande uppgifter till Föreningen, att Föreningen behandlar ifrågavarande personuppgifter på grundval av den registrerades samtycke och behandlingen utförs automatiskt; och
- kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas.
Den registrerade måste lämna in en begäran om att ovannämnda rättighet förverkligas enligt anvisningarna i punkten Kontakt i denna dataskyddsbeskrivning. Föreningen kan be att den registrerade specificerar sin begäran skriftligen och bekräftar den registrerade identiteten innan begäran behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på grundval av tillämplig lagstiftning.
11 Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten
Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål hos den behöriga tillsynsmyndigheten eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetsplatsen är belägen, om den registrerade personen anser att Föreningen inte har behandlat personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd.
12 Datasäkerhet
Personuppgifter som samlats in i samband med undersökningarna lagras inte i manuell form. Personuppgifter som behandlas digitalt skyddas och lagras i Föreningens datasystem, dit tillgången är begränsad endast till personer som behöver denna information för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessa personer använder personliga användarnamn och lösenord.
Personuppgifter som skickas utanför Föreningen är krypterade. Arbetsstationerna och lagringsmedia som används av Föreningen är krypterade.
13 Kontakt
Begäran om att använda den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontaktförfrågningar ska skickas per e-post till den dataskyddsansvarige. Den registrerade kan också kontakta oss personligen eller skriftligen på adressen nedan:
Teknikens akademikerförbund TEK rf
Susanna Bairoh
Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors
14 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning
Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras tidvis till exempel om lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats den 14 april 2021.