Dataskyddsbeskrivning för TEK:s medlemsregister

Dataskyddsbeskrivningen för medlemsregister definierar hur medlemmars personuppgifter behandlas.

Dataskyddsbeskrivning för TEK:s medlemsregister

1 Samregisteransvariga och registrets kontaktperson

Namn: Teknikens akademiker rf och Teknikens akademikerförbund rf 
Adress: Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors  
Telefon: (09) 2291 2291
FO-nummer: 0117014-0, 0201522-2

TEK är en sammanslutning av två föreningar, vilket betyder att en del av verksamheten (och enheterna) juridiskt sett verkar under Teknikens akademikerförbund TEK rf och en del under Teknikens akademiker rf. Därför har båda föreningarna juridiskt sett anställda, men i praktiken arbetar de anställda tillsammans. TEK:s personmedlemmar är medlemmar i Teknikens akademiker rf.

Kontaktpersoner: medlemssekreterare Ira Enckell och Salla Lindholm 
E-postadress: jasenrekisteri(ät)tek.fi

2 Dataskyddsansvarig 

tietosuojavastaava(ät)tek.fi

3 De registrerade 

I registret behandlas personuppgifter av medlemmar i Teknikens akademiker rf och Teknikens akademikerförbund rf (nedan: Föreningen), tidigare medlemmar, kontaktpersoner i organisationer som har anknytningar till Föreningens verksamhet samt förbundets förtroendevalda. 

4 Syftet och grunden för behandlingen 

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är att bevaka Föreningens medlemmars intressen och erbjuda tjänster åt Föreningens medlemmar och medaktörer.

Huvudorsaken till att behandla personuppgifterna är Föreningens lagstadgade skyldighet att upprätthålla ett medlemsregister samt verkställande av medlemskapsavtalet. Vissa behandlingsåtgärder utförs också på basis av Föreningens berättigade intresse. 

Uppgifter om medlemskap i en fackförening behandlas i samband med föreningens verksamhet som är relaterad till fackföreningsverksamheten och med lämpliga skyddsåtgärder. Uppgifter om fackföreningsmedlemskap lämnas endast ut till begränsade förtroendevalda på arbetsplatsen, samt i samband med strejker till Föreningens förhandlingsorganisation YTN, för att följa den registeransvarigas eller den registrerades förpliktelser och särskilda rättigheter inom arbetsrätten i anknytning till intressebevakning. Dessutom lämnas medlemsuppgifter ut till tjänstleverantörer som erbjuder medlemsförmåner för att kunna utnyttja medlemskapsförmånerna och -rabatterna. 

I samband med medlemskapet används medlemmarnas kontaktuppgifter för kommunikation och information om medlemskapet samt för fakturering och för att skicka medlemsförmånstidningarna. 

När det gäller personbeteckningen är behandlingskriteriet att en medlem kan identifieras på ett tillförlitligt och entydigt sätt för att säkerställa medlemmens rättsskydd samt intressen och rättigheter.

För de medlemmar som har varit i kontakt med Föreningens lagtjänster kommer man för att lägga upp ett rättsyrkande att behandla de uppgifter som en enskild medlem har lämnat för att hantera sitt ärende eller som har konsulterats i ärendet av motparten. Uppgifterna varierar från fall till fall, men kan också inkludera känsliga uppgifter om bl.a. hälsotillståndet eller etnisk bakgrund. 

För de medlemmar som har varit i kontakt med Föreningens karriärtjänster behandlas de uppgifter som en enskild medlem har lämnat till karriärrådgivaren, bland annat personuppgifter som finns i meritförteckningen. 

För de medlemmar som har varit i kontakt med Föreningens förhandlings- eller företagsrådgivning behandlas de uppgifter som en enskild medlem har lämnat till rådgivaren. 

För de medlemmar som har varit i kontakt med Föreningens lönerådgivning behandlas de uppgifter om lönen som en enskild medlem har lämnat till lönerådgivaren.

Om en medlem tar kontakt med karriärtjänsterna, lönerådgivningen eller den juridiska rådgivningen antecknas detta i föreningens medlemsregister, om inte medlemmen uttryckligen förbjuder det. 

5 Personuppgifter som behandlas 

Föreningen behandlar följande personuppgifter om Medlemmarna: 

- personens namn och personbeteckning;
- personens kontaktuppgifter (adress, e-postadress och telefonnummer);
- personens medlems- eller kundnummer;
- personens kön
- personens fakturerings- och betalningsuppgifter
- personens studieuppgifter
- personens karriäruppgifter
- personens arbetsplats- och arbetsgivaruppgifter
- medlemskap och förtroendeuppgifter i Föreningen och i gemenskaper som är viktiga för Föreningen
- kontakter som antecknats vid användning av Föreningens tjänster

- När det gäller juridiska tjänster, lönerådgivning och karriärtjänster kan man i samband med ett enskilt fall behandla uppgifter som medlemmen har berättat eller som har hörts i samband med fallet och som påverkar handläggningen av ärendet. I dessa fall kan också känsliga uppgifter behandlas. 

6 Stadgeenliga informationskällor 

Personuppgifter samlas in: 

- från den registrerade;
- om användning av medlemsförmåner från den externa tjänstleverantören Alma Talent samt adress-uppdateringar från Posti Ab;
- från andra förbund (Undervisningssektorns Fackorganisation OAJ, Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL, Finlands Arkitektförbund SAFA, Tekniska Föreningen i Finland TFiF, Teollisuustaiteen Liitto Ornamo); och
- från universitet och högskolor.

7 Stadgeenliga utlämnanden och överföringar av personuppgifter 

Personuppgifter kan överföras till Föreningens samarbetspartner för att genomföra åtgärder och tjänster relaterade till medlemskapet i Föreningen. 

Personuppgifter överförs:
- Forssan Paperipaino Oy
- Posti Ab
- Sprintit Ab
- CGI Oy
- Sininen meteoriitti Oy
- Edita Prima Ab
- Citrus Oy
- AppGyver Oy
- Optimesys Oy
- Koodiviidakko Oy

Personuppgifter lämnas ut för att uppfylla förpliktelserna hos den registeransvarige och den registrerades särskilda rättigheter inom arbetsrättens område:

- De Högre Tjänstemännen YTN rf.
- Arbetsplatsens förtroendemän

Personuppgifter lämnas ut för att få medlemskapsrelaterade medlemsförmåner och rabatter:

- Alma Talent
- Kassan för högt utbildade KOKO (Yrittäjien ATK-palvelu)
- If-Skadeförsäkringsbolag
- OP Försäkring
- uppgifter om medlemsavgifter till skattemyndigheten

8 Överföring av personuppgifter utanför EU- eller EES-området 

Personuppgifter överförs inte utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 

9 Lagringstid för personuppgifter 

Personuppgifterna lagras i medlemsregistret så länge som personen är medlem i Föreningen. Efter att medlemskapet upphört lagras personuppgifterna i högst tio år på grundval av Föreningens berättigade intresse, m.a.o. på grund av eventuellt rättsligt försvarsbehov (HD 2017:15). Personuppgifterna kan också lagras för längre tid om tillämplig lagstiftning eller Föreningens avtalsförpliktelser mot tredje parter kräver en längre lagringstid.

Personuppgifter som samlats in för att göra upp rättsyrkanden lagras i högst tio år efter att tjänstesituationen har upphört. 

Personuppgifter som samlats in under karriärtjänstesituationer lagras under tjänsteprocessen och med medlemmens samtycke i 6 månader från slutet av tjänsteprocessen, så att medlemmen har möjlighet att återvända till dokumenten. 

De personuppgifter som samlats in under en lönerådgivningssituation lagras under hela tjänsteprocessen. 

10 Den registrerades rättigheter 

Den registrerade har rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen av sina personuppgifter för direkt marknadsföring. Den registrerade kan ge Föreningen samtycken och förbud gällande tematisk direktmarknadsföring. 

Dessutom har den registrerade rätt, i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd, att när som helst:

- få information om behandlingen av sina personuppgifter;
- få tillgång till sina egna uppgifter och kontrollera sina personuppgifter som har behandlats av Föreningen; 
- kräva korrigering och komplettering av ofullständiga och felaktiga personuppgifter;
- kräva att de egna personuppgifterna raderas;
- ta tillbaka sitt samtycke och motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter i den mån behandlingen av personuppgifterna baseras på den registrerades samtycke; 
- motsätta sig behandlingen av sina personuppgifter på grundval av en speciell personlig situation i den mån som Föreningen behandlar personuppgifterna på basis av berättigat intresse;
- få sina personuppgifter i maskinläsbar form och överföra ifrågavarande uppgifter till en annan registeransvarig förutsatt att den registrerade personligen har lämnat ifrågavarande uppgifter till Föreningen, att Föreningen behandlar ifrågavarande personuppgifter på grundval av den registrerades samtycke och behandlingen utförs automatiskt; och
- kräva att behandlingen av sina personuppgifter begränsas. 

Den registrerade måste lämna in en begäran om att ovannämnda rättighet förverkligas enligt anvisningarna i punkten Kontakt i denna dataskyddsbeskrivning. Föreningen kan be att den registrerade specificerar sin begäran skriftligen och bekräftar den registrerade identiteten innan begäran behandlas. Föreningen kan vägra att genomföra begäran på grundval av tillämplig lagstiftning.

11 Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten 

Varje registrerad person har rätt att lämna in ett klagomål hos den behöriga tillsynsmyndigheten eller till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där den registrerade bor eller arbetsplatsen är belägen, om den registrerade personen anser att Föreningen inte har behandlat personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om dataskydd.

12 Datasäkerhet 

Personuppgifter som behandlas digitalt skyddas och lagras i Föreningens datasystem, dit tillgången är begränsad endast till personer som behöver denna information för att sköta sina arbetsuppgifter. Dessa personer använder personliga användarnamn och lösenord. 

Personuppgifterna har skyddats mot obehörig användning, och användningen av medlemsuppgifterna kontrolleras. De registrerade har personliga användarnamn och lösenord. Personuppgifter som skickas utanför Föreningen är krypterade. Arbetsstationerna och lagringsmedia som används av Föreningen är krypterade.

13 Kontakt

Begäran om att använda den registrerades rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra kontaktförfrågningar ska skickas per e-post till den dataskyddsansvarige. Den registrerade kan också kontakta oss personligen eller skriftligen på adressen nedan:

Teknikens akademikerförbund TEK rf 
Medlemsregistret
Banvaktsgatan 2, 00520 Helsingfors

14 Ändringar i denna dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning kan uppdateras tidvis till exempel om lagstiftningen ändras. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats den 22 maj 2018.