Hallintosihteeri

Tuula Ruotsalainen vastaa TEKin luottamuselinten ja johdon kokousjärjestelyiden sujuvuudesta.

Tuula Ruotsalainen on toiminut seitsemän vuotta TEKin hallintosihteerinä.

Mitä työsi hallintosihteerinä pitää sisällään?

Huolehdin valtuuston, hallituksen, puheenjohtajiston sekä johtoryhmän, eli ylimpien luottamuselinten ja johdon palveluista. Käytännössä työni on kokousten järjestelyä, kokousaineiston keräämistä ja esityslistojen sekä pöytäkirjojen laadintaa. Esityslistat ja aineistot tehdään yhdessä hallituksen puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan kanssa.

TEKin ylin päättävä elin on valtuusto, johon kuuluu tällä hetkellä 76 jäsentä. Valtuustossa muun muassa hyväksytään TEKin toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä toimintakertomus ja tilinpäätös hallituksen esityksestä. Vaalivuosina kokoontuva valtuuston järjestäytymiskokous valitsee TEKin puheenjohtajat ja hallituksen jäsenet kolmen vuoden toimikaudeksi. Valtuuston kokoukset ovat suurin järjestämäni tapahtuma, niihin osallistuu yleensä noin 100-120 henkeä.

Hallitus tekee 12 henkilön voimin strategisia päätöksiä valtuuston linjausten mukaisesti ja hoitaa sääntöjen mukaan ”liiton asioita”. Hallituksen keskeinen tehtävä on tukea toiminnanjohtajaa järjestön kehittämisessä. Viiden henkilön muodostama puheenjohtajisto käyttää hallituksen päätösvaltaa tietyissä työsuhdeasioissa ja mahdollisesti muissakin asioissa hallituksen erikseen valtuuttamana. Johtoryhmässä on mukana kahdeksan henkilöä itseni mukaan luettuna ja sen tehtävänä on TEKin toiminnan operatiivinen johtaminen.

Erilaisia kokouksia pidetään säännöllisesti; johtoryhmä kokoontuu joka toinen viikko, hallitus noin kerran kuukaudessa ja valtuusto kaksi kertaa vuodessa, TEKin vaalivuosina kolme kertaa. Tarpeen vaatiessa hallitus voi pitää myös puhelinkokouksia, esimerkiksi työehtosopimusneuvottelujen aikaan hallitus saattaa kokoustaa puhelimitse muutamiakin kertoja kuukaudessa.

Kokousjärjestelyissä tärkeintä on olla hyvissä ajoin liikkeellä. Aina ei ole helppoa löytää isolle ryhmälle sopivaa kokoustilaa, niitä ei loppujen lopuksi edes ole kovin montaa. Siksi pitääkin kartoittaa ajoissa, mistä hyviä paikkoja löytyisi. Esimerkiksi vuoden 2020 kevätvaltuuston kokousjärjestelyt ovat parhaillaan menossa.

Aineistoja ja esityslistoja kerätessä täytyy välillä hyödyntää päättelykykyä: joskus minulle tulee parilla saatesanalla lisäys esityslistalle, ja siitä pitäisi pystyä selvittämään, mistä on kyse. Toisinaan kokouksissakin saattaa nousta esiin uutta asiaa, josta ei aina tiedä, mikä sen otsikko on. Silloin kun olin uutena täällä, haasteena oli TEKin oma slangi, mutta ajan myötä siihen on tullut perehdyttyä. 

Työssäni teen paljon yhteistyötä erityisesti johtoryhmän ja toiminnanjohtajan kanssa, mutta myös hallituksen jäsenten ja muiden luottamushenkilöiden kanssa.

Miten työsi näkyy jäsenillemme?

TEKin luottamushenkilöt ovat yksi meidän jäsenryhmistämme. Työskentelen juuri näihin luottamustehtäviin valittujen jäsenten kanssa.

Konkreettisesti työni näkyy parhaiten kokouksissa ja kokousten päätöksissä. Koen, että mahdollistan omalta osaltani TEKin päätöksentekoa.

Mikä motivoi SINUA?

Tehtävien itsenäisyys ja näköalapaikka. Tässä tehtävässä on aina ajan hermolla ja tietää, mitä TEKissä on tapahtumassa. Erityisesti toimintasuunnitelmaa työstettäessä kuulee, mitä suunnitellaan, jonka pohjalta tietää vähän tulevista tapahtumista ja painotuksista. Myös strategiatyöskentelyn seuraaminen oli mielenkiintoista, TEKin nykyinen strategia tehtiin vuonna 2013 kun olin juuri tullut taloon. Tietysti TEKin yhteiskuntavaikuttamisen kautta näkee vähän laajemmallekin.

Mikä on TEKissä parasta?

Meidän työyhteisömme on aivan mahtava, tukeva ja kannustava, siihen on mukava kuulua. Lisäksi valtuuston kokoukset tuntuvat palkitsevilta, kun pitkän suunnittelun ja järjestelyn jälkeen kokous on lopulta kasassa.

TEKissä on myös poikkeuksellisen hyvät johtajat ja henkilökunnasta pidetään poikkeuksellisen hyvää huolta. Silloin kun tulin tänne töihin, ajattelin, että en koskaan sokeudu tälle hyvyydelle mitä täällä on, mutta olen kyllä huomannut, että asioita alkaa helposti pitää itsestäänselvyyksinä.