Vaalien tietosuojaseloste

Vaalien tietosuojaseloste määrittelee, miten TEKin valtuustovaaleihin liittyviä henkilötietoja käsitellään.

1 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Nimi: Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry, Tekniikan Akateemiset ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0201522-2, 0117014-0

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä. TEKin vaaleilla tarkoitetaan sekä Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n että Tekniikan Akateemiset ry:n vaaleja. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä. TFiF-TEK-jäsenet ovat Tekniska Föreningen i Finland r.f:n jäseniä.  

Yhteyshenkilö: Daniel Valtakari
Sähköpostiosoite: daniel(ät)tek.fi

2 TIETOSUOJAVASTAAVA

tietosuojavastaava(ät)tek.fi

3 REKISTERÖIDYT

Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenten henkilötietoja. Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n jäsenet ovat henkilöjäseniä joko Tekniikan Akateemiset ry:ssä tai Tekniska Föreningen i Finland r.f:ssä. 

4 KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA KÄSITTELYPERUSTE 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n liittoäänestyksessä ja Tekniikan Akateemiset ry:n jäsenäänestyksen valtuustovaalien järjestäminen ml. jäsenäänestyksen järjestäminen äänestys- ja vaalijärjestyksen mukaan. 

Äänioikeutettujen jäsenten henkilötietoja käytetään jäsenen äänioikeuden varmistamiseen ja tunnistamiseen äänestyksessä. Itse äänestyksessä ei käsitellä henkilötietoja eikä äänestäjää ja annettua ääntä ole mahdollista yhdistää toisiinsa. 

Vaaleissa ehdokkaaksi asettuvien/asetettujen jäsenten henkilötietoja tietoja käsitellään vaaliprosessin aikana ehdokkaille viestintään . Potentiaalisilta ehdokkailta voidaan kysyä ehdokkuuden hyväksyminen ehdokkaiden keruujärjestelmän avulla. 

Henkilötietojen pääasiallinen käsittelyperuste on jäsenyyssopimuksen täytäntöönpano. Päätösvalta yhdistyksissä määräytyy yhdistyslain, yhdistysten sääntöjen ja äänestys- ja vaalijärjestyksen mukaan toteutettavissa vaaleissa.  Ehdokkaat hyväksyvät minimitietojensa (vaalialue, vaaliliitto, ehdokasnumero, etunimi, sukunimi, kotipaikka) näyttämisen vaalikoneessa ja äänestysmateriaaleissa asettuessaan ehdokkaiksi. Halutessaan ehdokas voi täydentää tietojaan vaalikoneeseen itse.

5 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT 

Rekistereissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

Äänestyskoneessa äänioikeutetuista jäsenistä:
- rekisteröidyn nimi
- yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite)
- jäsennumero
- henkilötunnus pankkitunnistautumista varten

Vaaliprosessiviestinnässä vaaleissa ehdokkaaksi asettuvista/asetetuista jäsenistä ja ehdokkuuden hyväksyneistä jäsenistä käsitellään:
- rekisteröidyn nimi
- yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)

Ehdokkaista ilmoitetaan ehdokaslistassa: 
- vaalialue
- vaaliliitto
- ehdokasnumero
- etu- ja sukunimi
- kotipaikka

Lisäksi ehdokkaat voivat itse halutessaan ilmoittaa seuraavat tiedot vaalikoneeseen:
- ammattinimike
- henkilön työnantaja
- henkilön jäsen- tai asiakasnumero
- henkilön sukupuoli
- henkilön tutkinto
- muut ehdokkaan itsestään antamat tiedot

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään:
- rekisteröidyltä itseltään ja
- vaaliasiamiesten välityksellä rekisteröidyn itse vaaliasiamiehille antamien tietojen pohjalta.

Vaaliasiamiehet syöttävät ehdokkaiden etu- ja sukunimen, kotipaikan, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen ehdokaslistalle.

7 HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Henkilötietoja voidaan siirtää yhteistyökumppanille vaalien järjestämiseen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

 Henkilötietoja siirretään:
- MailHouse (ehdokasasettelun, vaalikoneen ja äänestyskoneen toimittamiseksi sekä äänestysmateriaalin postittamiseksi)

8 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään vaalien ajan ja mahdollisten tarkistuksien varalta 3.6.2020 asti.

10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Lokitietoja ei lähtökohtaisesti ole mahdollista korjata.

11 OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 TIETOTURVA

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 YHTEYDENOTOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Tietosuojavastaava
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 7.1.2020.

 

Asiasanat: