TuKoKe-osallistujarekisterin tietosuojaseloste

TuKoKe-osallistujarekisterin tietosuojaseloste määrittelee, miten Tutki-Kokeile-Kehitä -kilpailuun liittyviä henkilötietoja käsitellään.

Tekniikan Akateemiset ry:n ja Opinkirjo ry:n Tutki-Kokeile-Kehitä -osallistujarekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Opinkirjo ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014-0 ja 0213545-1

Yhteyshenkilö: Tuula Pihlajamaa (TEK)
Sähköpostiosoite: tuula.pihlajamaa(ät)tek.fi

2 Tietosuojavastaava

Tekniikan Akateemiset ry:n tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(ät)tek.fi

3 Yhteisrekisterinpitäjät

Rekisterinpitäjien roolit: 

- TEK: teknistieteellinen toteutus
- Opinkirjo: koulutusjärjestelmä ja yhteydet kouluihin, perusrahoitus

Molemmilla rekisterinpitäjillä on ylläpito-oikeus henkilötietoihin. 

4 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Opinkirjo ry:n (jäljempänä ”Yhdistysten”) Tutki-Kokeile-Kehitä -kilpailuun (jäljempänä TuKoKe) osallistuvien henkilöiden ja heidän ohjaajiensa henkilötietoja.

5 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistysten TuKoKe-kilpailun järjestäminen, palkintojen ja stipendien jakaminen. Kilpailun tarkoituksena on tekniikan ja tieteen edistäminen sekä opintoalojen esille tuominen.

Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröityjen suostumus.

6 Käsiteltävät henkilötiedot

Yhdistykset käsittelevät seuraavia kilpailijoiden, ohjaajien sekä huoltajien henkilötietoja:

- henkilön nimi, sukupuoli ja syntymävuosi
- henkilön koulu/päiväkoti ja kotipaikka
- stipendeillä palkittavien tilitiedot
- kilpailutyön yhteyshenkilön yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- alaikäisen henkilön huoltajan suostumus ja nimi

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään

- rekisteröidyltä itseltään; ja
- pienten lasten osalta ryhmän ohjaajalta/yhteyshenkilöltä.

8 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistysten yhteistyökumppaneille TuKoKe-kilpailuun liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Tietoja siirretään

- Lyyti Oy:lle

Tietoja luovutetaan

- stipendien voittajien osalta verottajalle

9 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään 3 kuukautta Suomen kilpailun päättymisen jälkeen.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistyksille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistysten käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistysten oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistyksille, Yhdistykset käsittelevät kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistykset voivat pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistykset voivat kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistykset eivät ole käsitelleet henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13 Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistysten tietojärjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistysten ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistysten käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

14 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Tuula Pihlajamaa
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

15 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 16.4.2018.

Asiasanat: