Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Rekrytointirekisterin tietosuojaseloste määrittelee, miten rekrytointiin liittyviä henkilötietoja käsitellään.

TEKin rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 229 121
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. Työntekijöitä ja -hakijoita on tästä aiheutuen juridisesti kummassakin yhdistyksessä, mutta käytännössä työntekijät toimivat yhdessä.

Yhteyshenkilö: Kati Johansson
Sähköposti: kati.johansson(ät)tek.fi

2 Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(ät)tek.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhteisrekisterinpitäjinä toimivien Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n ja Tekniikan Akateemiset ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) työnhakijoiden henkilötietoja. 

4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Yhdistyksen rekrytointiprosessien toteuttaminen ja potentiaalisten työnhakijoiden tietojen tallentaminen myöhempiä rekrytointitarpeita varten. Tämä sisältää muun muassa työnhakijoiden arvioimisen rekrytointitarkoitusta varten, yhteydenpidon työnhakijoihin ja muut työnhakuprosessiin liittyvät toimet. Suosittelijoiden henkilötietojen osalta pyydämme hakijoita varmistamaan suostumuksen.  Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu työnhakijan työhakemuksen käsittelemiseksi ja rekrytointiprosessin toteuttamiseksi.

Mahdollista soveltuvuusarviota koskevien henkilötietojen osalta käsittelyperusteena on työnhakijan suostumus.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Yhtiön käsittelemät henkilötiedot koostuvat muun muassa seuraavista tiedoista:

- työnhakijan nimi
- työnhakijan yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, some-yhteystiedot)
- työnhakijan osoite ja syntymäaika, mikäli hakija on sen ilmoittanut Yhdistykselle
- suosittelijoiden nimet ja yhteystiedot
- työnhakijan aiempi työkokemus ja koulutus
- työnhakijan kuva, mikäli työnhakija on toimittanut sen Yhdistykselle
- Yhdistyksen rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden tekemät arvioinnit, muistiot ja muut vastaavat tiedot
- muut työnhakijan Yhdistykselle ilmoittamat tiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään, työnhakijan ilmoittamalta suosittelijalta ja Yhdistyksen rekrytointiprosessiin osallistuvilta Yhdistyksen ulkopuolisilta rekrytointikonsulteilta ja rekrytointiyhtiöiltä.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa salassapitovelvollisille Yhdistykseen sopimussuhteessa oleville rekrytointikonsulteille ja rekrytointiyhtiöille niiltä osin, kun kyseinen konsultti tai yhtiö osallistuu työnhakijan rekrytointiprosessiin. Henkilötietoja ei luovuteta tällaisille konsulteille tai yhtiöille mihinkään muihin tarkoituksiin kuin Yhdistyksen rekrytointiprosessia varten.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille esimerkiksi suoramarkkinointi- tai muuhun vastaavaan ulkopuoliseen tarkoitukseen.

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Jos työhakija lähettää Yhdistykselle hakemuksen, hakemus ja henkilötiedot säilytetään mahdollisten oikeusvaateiden varalta Yhdistyksen järjestelmässä kahden vuoden ajan hakemuksen jättämisestä, jonka jälkeen ne tuhotaan.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Käsittelyn vastustaminen tai henkilötietojen poistaminen voi johtaa siihen, että työnhakijaa ei ole mahdollista ottaa huomioon rekrytointiprosessissa.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry ja Tekniikan Akateemiset ry
Kati Johansson
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.3.2018.

Asiasanat: