Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste määrittelee, miten jäsenten henkilötietoja käsitellään.

 TEKin jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1 Yhteisrekisterinpitäjät ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki 
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. Työntekijöitä on tästä aiheutuen juridisesti kummassakin yhdistyksessä, mutta käytännössä työntekijät toimivat yhdessä. TEKin henkilöjäsenet ovat Tekniikan Akateemiset ry:n jäseniä.

Yhteyshenkilöt: jäsensihteerit Ira Enckell ja Salla Lindholm
Sähköpostiosoite: jasenrekisteri(ät)tek.fi

2 Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(ät)tek.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Tekniikan Akateemiset ry:n ja Tekniikan Akateemisten Liitto ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) jäsenten, entisten jäsenten, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.     

4 Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistyksen jäsenten edunvalvonta ja palvelujen tarjonta Yhdistyksen jäsenille ja sidosryhmille.

Henkilötietojen pääasiallinen käsittelyperuste on Yhdistyksen lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä sekä jäsenyyssopimuksen täytäntöönpano. Joitain käsittelytoimenpiteitä suoritetaan myös Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.

Jäsenten ammattiliittoon kuulumista koskevaa tietoa käsitellään ammattiliittotoimintaan liittyvän yhdistyksen toiminnan yhteydessä ja asianmukaisin suojatoimin. Ammattiliiton jäsenyystietoa luovutetaan rajoitetuille työpaikan luottamushenkilöille sekä lakkoihin liittyen Yhdistyksen neuvottelujärjestö YTN:lle rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden saralla edunvalvontaan liittyen. Lisäksi jäsentietoja luovutetaan jäsenetuja tarjoaville palveluntarjoajille jäsenyyteen kuuluvien etujen ja alennusten toteuttamiseksi.

Jäsenyyteen liittyen jäsenten yhteystietoja käytetään jäsenyydestä viestimiseen ja tiedottamiseen sekä laskutukseen ja jäsenetulehtien toimittamiseen.

Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että jäsen voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti jäsenen oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

Niiden jäsenten kohdalla, jotka ovat olleet yhteydessä Yhdistyksen lakipalveluihin, käsitellään oikeusvaateen laatimiseksi niitä tietoja, joita yksittäinen jäsen on tapauksensa hoitamista varten antanut tai jotka on tapauksen yhteydessä kuultu vastapuolelta. Tiedot vaihtelevat tapauskohtaisesti, mutta näihin voi sisältyä muun muassa terveydentilaan tai etniseen taustaan liittyviä arkaluonteisiakin tietoja.

Niiden jäsenten kohdalla, jotka ovat olleet yhteydessä Yhdistyksen urapalveluihin, käsitellään niitä tietoja, joita yksittäinen jäsen on uraneuvojalle antanut, muun muassa ansioluettelosta löytyviä henkilötietoja.

Niiden jäsenten kohdalla, jotka ovat olleet yhteydessä Yhdistyksen neuvottelu- tai yritysneuvontaan käsitellään niitä tietoja, jotka yksittäinen jäsen on neuvojalle antanut.

Niiden jäsenten kohdalla, jotka ovat olleet yhteydessä Yhdistyksen palkkaneuvontaan, käsitellään niitä palkkaan liittyviä tietoja, joita yksittäinen jäsen on palkkaneuvojalle antanut.

Laki-, ura- tai palkkaneuvontaan yhteydessä olosta tehdään merkintä yhdistyksen jäsenrekisteriin, ellei jäsen sitä erikseen kiellä. 

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Yhdistys käsittelee seuraavia jäsentensä henkilötietoja:

- henkilön nimi ja henkilötunnus
- henkilön yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
- henkilön jäsen- tai asiakasnumero
- henkilön sukupuoli
- henkilön laskutus- ja maksutiedot
- henkilön opintotiedot
- henkilön uratilanne
- henkilön työpaikka- ja työnantajatiedot
- henkilön jäsenyydet ja luottamustehtävät Yhdistyksessä ja Yhdistyksen kannalta olennaisissa yhteisöissä
- yhteydenottomerkinnät Yhdistyksen palveluita käytettäessä

- Oikeudellisten palveluiden, palkkaneuvonnan ja urapalveluiden yhteydessä yksittäiseen tapaukseen liittyen saatetaan käsitellä jäsenen kertomia tai tapauksen yhteydessä kuultuja tietoja, jotka vaikuttavat asian hoitamiseen. Näissä tapauksissa saatetaan myös käsitellä arkaluonteisia tietoja.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään:

- rekisteröidyltä itseltään;
- ulkopuolisilta palveluntarjoajilta jäsenetujen käytöstä sekä osoitteiden päivityksistä (Alma Talent, Posti Oy);
- muilta liitoilta (Opetusalan Ammattijärjestö OAJ, Suomen Rakennusinsinöörien Liitto RIL, Suomen Arkkitehtiliitto SAFA, Tekniska Föreningen i Finland, TFiF, Teollisuustaiteen Liitto Ornamo); ja
- yliopistoilta ja korkeakouluilta.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

 Henkilötietoja siiretään:

- Forssan Paperipaino Oy
- Posti Oy
- Sprintit Oy
- CGI Oy
- Sininen meteoriitti Oy
- Edita Prima Oy
- KWD Oy
- Optimesys Oy
- Koodiviidakko Oy

Henkilötietoja luovutetaan rekisterinpitäjän velvoitteiden ja rekisteröidyn erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden saralla:

- Ylemmät Toimihenkilöt YTN ry
- työpaikan luottamusmiehet

Henkilötietoja luovutetaan jäsenyyteen kuuluvien jäsenetujen ja alennusten saamista varten:

- Alma Talent
- IAET-kassa (Yrittäjien ATK-palvelu)
- If Vahinkovakuutusyhtiö
- OP Vakuutus
- Veroviranomaiselle jäsenmaksutiedot

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin henkilö on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Oikeusvaateen laatimisen vuoksi kerätyt henkilötiedot säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan palvelutilanteen päättymisestä.

Urapalvelutilanteessa kerätyt henkilötiedot säilytetään palveluprosessin ajan ja jäsenen suostumuksella 6 kk palveluprosessin päättymisestä, jotta jäsenellä on mahdollisuus palata asiakirjoihin.

Palkkaneuvontatilanteessa kerätyt henkilötiedot säilytetään palveluprosessin ajan.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle aihekohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteröidyllä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Jäsenrekisteri
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.5.2018.

Asiasanat: