Henkilöstöhallintorekisterin tietosuojaseloste

Henkilöstöhallintorekisterin tietosuojaseloste määrittelee, miten henkilöstöön, luottamushenkilöihin ja muihin vastaaviin henkilöihin liittyviä henkilötietoja käsitellään.

TEKin henkilöstöhallintorekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Tekniikan Akateemiset ry ja Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry
Osoite: Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki
Puhelin: (09) 2291 2291
Y-tunnus: 0117014–0, 0201522-2

TEK on kahden yhdistyksen yhteenliittymä, josta aiheutuen osa toiminnoista (ja yksiköistä) on juridisesti Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n alla ja osa Tekniikan Akateemiset ry:n alla. Työntekijöitä ja -hakijoita on tästä aiheutuen juridisesti kummassakin yhdistyksessä, mutta käytännössä työntekijät toimivat yhdessä.

Yhteyshenkilö: Kati Johansson
Sähköpostiosoite: kati.johansson(ät)tek.fi

2 Tietosuojavastaava

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n tietosuojavastaava:

tietosuojavastaava(ät)tek.fi

3 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään sellaisten henkilöiden henkilötietoja, joilla on asiallinen yhteys Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry:n ja Tekniikan Akateemiset ry:n (jäljempänä ”Yhdistys”) työntekijänä (tai entisenä), YTN:n luottamushenkilönä tai muussa vastaavassa asemassa olevana henkilönä (jäljempänä yhdessä ”Työntekijät” tai erikseen ”Työntekijä”). 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on Työntekijöiden henkilö- ja muiden työsuhde- tai luottamustietojen ajantasainen hallinta Yhdistyksen oikeuksien ja velvoitteiden hoitamiseksi työnantajana sekä etu- ja palvelujärjestönä. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen sekä Työntekijän ja Yhdistyksen välisen sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. työsopimus). 

Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja luottamussuhteisiin liittyvien velvollisuuksien sekä etuuksien hoitamiseen sekä kohdistamiseen (henkilöiden luotettava yksilöinti).

Yhdistyksen oman työntekijän ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on Työntekijän valtuutus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu Työntekijän palkasta.

Yhdistyksen oman Työntekijän lähiomaisten henkilötietojen käsittelytarkoituksena on mahdollistaa yhteydenotto Yhdistyksen Työntekijän lähiomaiseen esimerkiksi Työntekijän saadessa sairaskohtauksen sekä muissa vastaavissa pikaista yhteydenottoa edellyttävissä tilanteissa. Käsittelyperuste on Yhdistyksen Työntekijän elintärkeiden etujen suojaaminen.

Yhdistyksen oman Työntekijän alle 10-vuotiaan lapsen henkilötietojen käsittelytarkoituksena on Työntekijän ilmoittamien lapsen sairaudesta johtuvien poissaolojen valvonta. Käsittelyperuste on Yhdistyksen työnantajan oikeuksia ja velvoitteita koskevan oikeutetun edun toteuttaminen.

5 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia Työntekijöiden yksilöinti- ja yhteystietoja sekä työsuhteeseen liittyviä tietoja:

- Työntekijän nimi ja henkilötunnus
- työsuhteen alkamisaika, työsuhteen muoto ja tehtävänimike
- Työntekijän koulutustausta ja aikaisempi työhistoria (CV)
- Työntekijän yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)
- Työntekijän palkkatiedot, maksetut kulukorvaukset
- Työntekijän tilinumero
- Työntekijän ammattiliiton jäsenyystiedot (jäsenmaksut)
- Työntekijän sairauspoissaolotiedot (lääkärintodistukset)
- Työntekijän ilmoittaman lähiomaisen nimi ja yhteystiedot
- Työntekijän alle 10 vuotiaan lapsen nimi ja syntymäaika
- johtoryhmän jäsenten osalta lähipiirirekisterin edellyttämät tiedot sidonnaisuuksista
- työsuhdeluottokortin numero

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti Työntekijältä itseltään. Työ- ja luottamussuhteen aikana tietoja voidaan kerätä esimiesten ja henkilöstö- ja palkkahallinnon toimesta, esimerkiksi kehityskeskusteluiden ja muiden vastaavien arviointitoimenpiteiden avulla. Yhdistys saa Työntekijöitä koskevia henkilötietoja myös työterveyspalveluita tarjoavilta yhteisöiltä sekä veroviranomaiselta lakimääristen velvoitteidensa täyttämistä varten.

Yhdistyksen Työntekijän lähiomaisten tiedot kerätään asianomaiselta Yhdistyksen Työntekijältä. Yhdistyksen Työntekijän alle 10-vuotiaiden lasten henkilötiedot kerätään niin ikään asianomaiselta Yhdistyksen Työntekijältä, joka on kyseisten lasten vanhempi tai muu vanhempainvastuussa oleva henkilö.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja luovutetaan toimivaltaisille veroviranomaisille, Kelalle, eläkevakuutusyhtiöille sekä Yhdistykselle työterveyshuoltopalveluita tarjoaville tahoille lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa.

Yhdistys voi siirtää Työntekijöiden henkilötietoja Yhdistyksen lukuun tapahtuvaa käsittelyä varten palkanlaskentapalveluita ja tilintarkastuspalveluita tarjoaville tahoille tai muille palveluntarjoajille henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.

8 Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään Työntekijöiden työsuhteen ajan ja sen jälkeen tarvittavilta osin työsopimuslain edellyttämän ajan. Työtodistuksen antamista varten tarvittavat tiedot säilytetään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä.

Muut kuin lainsäädännön perusteella säilytettävät tiedot poistetaan Työntekijän työsuhteen päätyttyä.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa tietojen käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12 Tietoturva

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Yhdistyksen käyttämät työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

13 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Tekniikan Akateemisten Liitto TEK ry, Tekniikan Akateemiset ry
Kati Johansson
Ratavartijankatu 2, 00520 Helsinki

14 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 9.5.2018.

Asiasanat: