Sairastaako kalenterisi koronaa?

Tekeminen ja tekemisen tapa muuttuivat tänä vuonna. Oireet näkyvät myös kalenterissa, mutta on vaikea sanoa, ovatko sivuvaikutukset negatiivisia vai positiviisia. Mitä kalenterille tapahtui lähes yhdessä yössä?

Harrastetaanpa irtosuhde oman työskentelyn tietojohtamisessa, kytketään kalenteri PowerBI:hin ja katsotaan, mitä data kertoo kalenterin sielusta. Maaliskuussa osui tuulettimeen. Kalenterista putosi yhden loppuviikon ja viikonlopun aikana pois kärjistettysti kaikki. Lukuisat tapaamiset, tapahtumat sekä tiimi- ja projektipalaverit haihtuivat kuin savuna ilmaan. Hetkellisesti maaliskuun lopulla tuntui, että mitäs tässä nyt kuuluukaan tehdä.

Nopeasti tilanteeseen sopeuduttiin. Pienistäkin jutuista alettiin kutsua palaveria koolle. Olihan näin nyt pakko tehdä, kun ei käytävällä enää työkavereita nähnyt tai avokonttorissa voinut huikata sermin yli. Palaverit putkeen, sillähän ne asiat etenee ja työt tulevat tehdyksi! Maaliskuun lopun kalenteriauvon jälkeen huhti-toukokuu olikin jo tiukkaa tekemistä. Kaikki osasivat homman. Ammattitaito sai entistä pidemmän jatkeen digivempeleistä.

“Moi, kuuluuko – näkyykö? Mulle näkyy vaan sun työpöytä!”

Palaverista toiseen pääsi uskomattoman nopeasti. Kokoukset olivat helppo kutsua koolle ja nythän ei edes siirtymiin kokouspaikalta toiseen tarvinnut varata aikaa! Kuinka uskomaton parannus tämä on kaikkeen!?

Mutta sopeutuvatko aivomme switch-taskingiin? Kliketi-klik vaan ja ihmiset, toiminnan aihepiiri sekä tekemisen aikajänne on vaihtunut viikkopalaverista megatrendianalyysiin.

Tunnistan ainakin itsessäni, että maisemanvaihdos sitoo eri palaverien asiat loogisiksi kokonaisuuksiksi. Asiat saavat luonnollisen kehyksen venuesta. Mikä tapahtuu kokoushuoneessa, pysyy siinä kokoushuoneessa – ainakin oman pään jäsentelyssä. Nyt kerta toisensa jälkeen löysi itsensä tuijottamasta samaa Teamsin sinertävän purppuraa ruutua, jossa kanssapuhujan avatarin kehä aktivoitui hehkumaan tämän puhuessa. Elämässä on tärkeämpiäkin suhteita kuin sidos omaan tietokoneeseen.

Oman elämänsä tietojohtaja

Itselleni syntyi tuntuma, mihin suuntaan kalenterimerkinnät ovat kehittyneet, mutta otetaan data avuksi. Microsoft tarjoaa tuoteperheensä sisällä rajapinnan, jolla asiaan voi pureutua. Tuodaan data rajapinnan yli työkalenteritilin Exchangesta Microsoftin PowerBI-analyysi ja –visualisointityökaluun. Mitä löydämme?

Kuvasta 1 huomaamme, että kalenterimerkintöjen pituus painottuu enemmän lyhyisiin kestoluokkiin. Sinapin (30 min tai alle) ja ketsupin (31-60min) värit valtaavat alaa kuvaajan alareunasta siirryttäessä koronan hallintokaudelle (huhtikuu 2020-). Aivan niin, kuten ajattelinkin käyneen. Visuaalista on suodatettu pois koko päivän kestävät ja tätä pidemmät tapahtumat.

Kun asiaa fiilistelee, ovat lyhyet kokoukset monesti tiiviimpiä. Kaksituntisten ja sitä pidempien kokousten ja palaverien focus usein harhailee tai on jo lähtökohtaisesti niin laaja, ettei tekemistä saada aina johdettua tehokkaasti. Tietenkin on poikkeuksia, mutta ihmisen kyky keskittyä on rajallinen.

Kokousten kesto ei kerro työpäivien sisällöstä vielä tarpeeksi. On tarpeen tutkia kalenterimerkintöjen määrän kehitystä.

Kuva 2 vahvistaa tuntemusta siitä, mitä kalenterille on tapahtunut. Valitettavasti dataa on tarjolla vain allekirjoittaneen täysipäiväiseltä taipaleelta TEKissä (elokuu 2018-), mutta kahta vuotta vertaillen ilmiö ei ainakaan kumoudu. Huhti-toukokuun ja elo-lokakuun 2020 (oranssi) kuvaaja on selkeästi ylempänä kuin 2019 verrokkinsa (tummansininen). Lokakuu 2020 ei kirjoitushetkellä (19.10.2020) ole vielä nähnyt kaikkia kokouksiaan. Kesä-heinäkuun hiljeneminen näkyy molempina vuosina, kun silloinhan on maailma saatu taas valmiiksi juhannukseen mennessä.

Ainakin omassa kalenterissani on tapahtunut selkeitä muutoksia. Merkintöjä on enemmän kuin aiemmin ja ne ovat kestoltaan lyhyempiä. Tämän tiedon valossa työpäivät ovat ehkä pirstaloituneet, mutta onko palaverit samalla muuttuneet tehokkaammiksi?

Otimme kerralla roiman harppauksen etätyöskentelyssä, mutta joissakin asioissa live tuo elämään sävyä, kontekstia ja rakennetta. On myös huomioitava, että nämä digitaaliset keinot olisi ollut otettavissa toimintaa tehostamaan ilman pandemiaakin. Parempi myöhään, toki. Toivottavasti tulevaisuudessa osaamme hyödyntää molempien maailmojen parhaat ominaisuudet.

29.10.2020
Aihealue: Työelämä
Avainsanat: työaika