Sähköpostin kirjoittamisen vaikeus ja SP(L)OTPA

Mailien kirjoittaminen tuottaa joskus kynnyksen tai näkymättömän seinän eteeni. Mistä pitäisi aloittaa ja miten muistan kaiken mainita?

En saa aikaiseksi. Välillä tulee kirjailijoiden kuvaama tyhjän paperin kammo tai kirjoittajan blokki. Ja kun lopulta saakin tuotettua tekstin, jään empimään ennen lähetä-painiketta, onkohan tässä nyt kaikki oleellinen. Kertooko tämä kaiken, mitä nyt haluan viestiä?

Tarvitsen step by step -listan, jonka mukaan katson läpi syntyneen tuotoksen. Mitäpä jos lainaankin valmista päähän iskostettua muistisääntöä ja hyppäytän sen toiseen kontekstiin?

Mene sähköpostissa suoraan asiaan.

S, subjekti

Mailissa on hyvä kertoa, kuka tekee ja keneltä nyt tekemistä odotetaan. Ei enää passiivihenkilöä tekijänä, kuten joskus saattaa lipsahtaa: “kirjoitetaan tämä puhtaaksi”. Yksilöi henkilö, jolta toimenpiteitä toivot.

P, predikaatti

Mitä halutaan saada aikaiseksi, mitä halutaan tehdä tai tehdyksi? Kuvaile tekeminen tarkoin ja käytä selkeitä verbejä.

O, objekti

Mikä asia nyt kaipaa huomiota? Mikä on tekemisen kohde? “Hoida se homma, josta puhuttiin.” Kerro tarkemmin, mihin nyt viittaat. Mistä olikaan kahvitauolla puhe?

T, tapa

Miten joku asia olisi tehtävä? Mikä on haluttu tekemisen tapa tai tyyli? Olisiko tarkoitus, että subjektiksi määritelty tekee yhteistyötä joidenkin kanssa?

P, paikka

Olikohan nyt kyseessä etäpalaveri vai fyysinen? Missä me nähdäänkään ennen tapaamista? Lisää paikan määre sähköpostiin.

A, ajanmääre

Milloin tehtävän deadline nyt onkaan? Milloin nähdään? Mihin mennessä asiaa sopii odottaa tapahtuvaksi?
Tarkista ennen lähetysnapin painamista, että sähköpostista löytyy kaikki nämä ja voit taputtaa itseäsi olalle urakasta. Kaikki on nyt kohdallaan ja vastaanottajan kanssa on selvemmät sävelet. Oleelliset asiat löytyvät mailista.

PS. Ai niin, vielä tämä liite, heh heh... 

Onneksi SP(L)OTPA huomioi tämän. Liikkuvan määreen paikka lauseessa kuvataan L:llä. Käytetään sitä muistisäännöstä kuvaamaan liitettä, joka kuitenkin meinaa unohtua.

07.05.2021
Aihealue: Työelämä
Avainsanat: digitalisaatio